Egy CRM rendszer segít az ügyfeleket nyilvántartani, támogatja használóját az üzletek megkötésében, és hozzásegíti az ügyfelek megtartásához is. Megmutatja, hogy milyen folyamatok kapcsolhatóak össze könnyen az értékesítési munkában, és így azokat könnyű lesz optimalizálni is. Nemcsak egy szoftver, hanem sokkal inkább az ügyfelekhez való hozzáállás magasabb szintje. Azonban egy nagyvállalati rendszer nem feltétlenül ugyanolyan, mint amit a kkv-k használhatnak eredményesen.

Mi a CRM rendszer?

A CRM a Customer Relationship Management rövidítése, magyarul Ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerként fordíthatnánk. Egy olyan szoftverről van szó, amely nyilvántartja az ügyfeleket, nyomon követi az üzletkötéseket. Akár az egyes telefonhívások is nyomon követhetőek a CRM rendszerben, és a rendszer figyelmezteti a kapcsolattartót az elkövetkező találkozókra.

Dokumentálhatóak például

  • az ajánlatkérések
  • az ügyfélmegkeresések
  • az adott ajánlatok
  • a vásárlások
  • az ügyfélszolgálat felkeresése

Miért nem használják a kkv-k?

A Magyar Telekom által készített felmérés szerint a kkv-k 5 %-a használ csak ügyfélkezelő rendszert. Ennek ellenére 85%-uk állította azt, hogy jól ismerik az ügyfeleiket és jól is kezelik azokat. Sokan hiszik, hogy egy táblázatkezelő már CRM rendszer, azonban egy excel-tábla nem kezeli kompletten a kapcsolattartást, a jelentéseket, nem segít az ügyfelek problémáinak megoldásában.  Csak akkor lehet bevezetni egy ilyen szoftvert, ha a cégvezetés eldöntötte, hogy mostantól JÓL akarják kiszolgálni az ügyfeleket, és ha kell, az ügyféligények szerint változtatnak az árpolitikán, a szolgáltatásokon, a terméken.

Lakossági vagy vállalati értékesítés

Ha egy vállalkozás inkább lakosság felé értékesít, nem biztos, hogy CRM rendszer bevezetésén kell törnie a fejét. A folyamat ugyanis többnyire egyszerű, gyors. A dokumentálás sokszor inkább csak lassítaná az üzletkötést. A vállalati értékesítésnél, már hosszabb és összetettebb értékesítési folyamatot találunk, itt már jobban hasznosítható egy CRM rendszer, amely alkalmas az adatokat összegyűjteni és az így létrejött adatbázisban könnyű keresést biztosít.

Ügyfélszerzésre is jó

A kisvállalkozásoknál nem mindig a sok ügyfél kezelése a probléma, sokkal inkább az ügyfélszerzéssel bajlódnak. A kkv munkatársai tárolhatják a CRM rendszerben a potenciális ügyfelek listáját is, és a velük kapcsolatos eseményeket. Az ilyen szoftverek elsősorban azért kerülnek bevezetésre, hogy lehetséges ügyfelek adatait töltsék be különböző forráshelyekről, mint például más rendszerből kinyert partneradatbázis, vagy telefonkönyv, egyéb internetes forrás.

A kkv-k esetében mindenképp ajánlott a moduláris rendszer bevezetése, azaz csak annyi szolgáltatást kell az elején megvásárolni, ami még könnyen beilleszthető a cég munkafolyamatiba, de később a rendszer az igényeknek megfelelően fejleszthető legyen.

Adótanácsadó tippünk: legyen óvatos, ha külföldről szerzi be a szoftvert, ugyanis ebben az esetben a szolgáltatás teljesítésének helye az a hely lesz, ahol a szolgáltatás igénybevevője, azaz Ön letelepedett. Ha ez belföld, akkor a magyar áfa-trv.-k szerint kell adóznia.