Az iratmegőrzés az önadózáson alapuló adórendszer lényeges eleme. Mivel minden adózó maga vallja be a rendelkezésére álló iratok alapján adóját, ezért a NAV a dokumentációs ellenőrzéssel tudja lekövetni a bevallások helyességét. Az iratmegőrzés az adózók együttműködését feltételezi.

Iratmegőrzés az Art.-ban

Az Art. szerint a könyvek és nyilvántartások vezetésekor fontos, hogy az azokban foglalt feljegyzések a megfelelő bizonylatokon alapuljanak. A könyveknek, nyilvántartásoknak adónként és költségvetési támogatásonként folyamatosan, azaz kihagyás nélkül kell tartalmazniuk az adót és költségvetési támogatást meghatározó adatokat, illetve azok bizonylatait.

A könyvelésből ki kell, hogy tűnjön az adó ill. a támogatás alapja. Az iratmegőrzés szabályai szerint a bizonylatok ellenőrzését lehetővé kell tenni.

Az iratokat a NAV-hoz bejelentett helyen kell őrizni az adó megállapításához való jog elévüléséig, és a NAV felhívására 3 munkanapon belül be kell mutatni.

Adóellenőrzés

Az adókötelezettség teljesítéséhez tartozik, hogy a gazdasági eseményeket kívülállók számára is ellenőrizhető módon kell dokumentálni, tanúvallomással nem lehet bizonylatokat pótolni. Egy adóellenőrzés során az iratmegőrzés szabályait betartva tárolt bizonylatokat rendelkezésre kell bocsátani. A NAV pontos listát, részletes tájékoztatást ad arról, hogy milyen dokumentumokat, pl. költségszámlákat, szerződéseket kell bemutatni.

Egy konkrét gazdasági esemény megtörténtét hitelt érdemlően kell bizonyítani, minden kapcsolódó könyvelési dokumentum felmutatásával. Egy főkönyvi kivonat nem elegendő ahhoz például, hogy igazolja a pénzforgalommal kapcsolatos eseményeket, szükség van bevételi, kiadási pénztárbizonylatokra, amelyeken minden aláírásnak szabályszerűen szerepelni kell.

Bírságok

Az adózás rendjéről szóló trv. (Art.) az iratmegőrzési kötelezettséggel kapcsolatos szabályok megsértése esetén az általános mulasztási bírság tételeknél szigorúbbakat ír elő. A mulasztási bírság kiszabásakor a NAV mérlegelhet, figyelembe veszi az összes körülményt, a jogellenes magatartás súlyát, gyakoriságát, illetve azt, hogy az adózó, vagy képviselője az adott helyzetben tőle elvárható körültekintéssel járt-e el. El is tekinthet a NAV egyes esetekben a bírság kiszabásától, de akár 1 millió forintos bírságot is kiszabhat, ha az iratmegőrzési kötelezettségnek nem tesz eleget az adózó.

Ha nyomdai úton előállított számla, nyugta meg nem őrzésével szegi meg a jogszabályt az adóalany, akkor magánszemély esetében 200 ezer forint, más adózónál félmillió forint lehet a maximális bírság a hiányzó számlák, nyugták minden egyes példánya után, függetlenül attól, hogy a hiányzó számla, nyugta felhasználása egyáltalán megtörtént-e.

Ha az adóhatóság a vizsgált gazdasági események valódiságának alátámasztása érdekében felhívja az adózót, hogy rendezze, pótolja az iratait, nyilvántartásait, és annak nem tesz eleget az adózó, akkor magánszemély adózónál a számlák nettó értékének 10%-áig, más adózónál 50 %-áig, de maximum 1 millió forintig terjedhet a bírság.

Iratok eltulajdonítása

Az iratmegőrzési kötelezettség megszegését nem lehet arra hivatkozva indokolni, hogy eltulajdonították az iratokat. A lopás nem jelent vis majort, vagyis nem mentesül a következmények alól az adózó.