A vállalkozások számlái között nem ritka a minuszos számla, amelynek kiállítása több okra is visszavezethető. A célja lehet érvénytelenítés vagy módosítás, azonban fontos, hogy kiállításakor betartsa a kapcsolódó szabályokat is.
Minuszos számla tudnivalók
Módosítás, javítás, érvénytelenítés
Egy korábban kiállított számlát lehet javítani, módosítani, vagy érvényteleníteni, azonban mindegyik esetet dokumentálni kell.
- módosítás: ha a számlázás után változnak az azon szereplő tételek, illetve nem a gazdasági eseménynek megfelelően történt a számla kiállítása (ennek lehet eszköze a minuszos számla is)
- javítás: formai, alaki hiba, hiányosság esetén
- érvénytelenítés: nem történik meg mégsem a gazdasági esemény, ilyenkor a számlázás előtti helyzetet állítják helyre a felek, a kiállított számla teljesen érvényét veszti (minuszos számlával)
Érvénytelenítés minuszos számlával
Egy teljesen új számla, azaz egy minuszos számla kiállításával semmissé lehet tenni egy előzőleg kiállított számlát. A tartalma teljesen megegyezik az eredeti számláéval, azonban az összeg negatív előjellel szerepel rajta. Akár hónapokkal később is kiállítható, tehát a kiállítási dátum mindenképp el fog térni az eredeti számlájától, azonban a teljesítés dátuma meg kell, hogy egyezzen a korábbi számlával. Sorszáma az eredeti számla sorszámára hivatkozik.
Könyvelés során és később is sokat segít, ha a minuszos számla kiállításakor felvezeti rá, hogy miért kellett azt kiállítani. Ilyen ok lehet:
- tévesen kiállított számla – nem kellett volna kiállítani
- meghiúsult a teljesítés
- garanciális visszavásárlás történik
- téves adatokkal készült az eredeti számla
Módosítás minuszos számlával
Amikor hibásan készül el egy számla, két dolgot tehet:
- érvényteleníti a számlát az előzőekben leírt módon és kiállítja a helyes számlát
- helyesbítő számlákkal javítja az eredeti számla téves tartalmi adatait, és ezt a második számlát is átadja vevőnek
Könnyebb eligazodni a több soros számlákon, ha módosítás esetén előbb érvénytelenítik a számlát, majd a helyes adatokkal újat állítanak ki, tehát az első módszert választják.
Ha minuszos számla a helyesbítő számla, akkor ez azt jelenti, hogy a vevőnek kevesebb összeget kell megfizetnie, ha pozitív az előjele, akkor többet, mint az eredeti számlán szereplő összeg. Fontos azonban, hogy a két számla csak együtt érvényes, tehát mindenképp a vevőnél kell, hogy maradjon az eredeti is, és a helyesbítőt is át kell adni a részére.
Lehet, hogy a helyesbítő számla 0 végösszegű is. Ilyenkor valamilyen más adat módosítása miatt volt szükség a kiállítására, például a vevő nevének vagy címének elírása miatt.