4.2.2. Útnyilvántartás

 

Az előbbiekben számtalan eset kapcsán tisztáztuk az útnyilvántartás készítésének kötelezettségét. Nézzünk néhány szempontot, milyen feltételeknek kell megfelelnie egy hiteles útnyilvántartásnak. Persze nem minden esetben kell mindegyiknek megfelelni. Különbségek természetesen lehetnek annak függvényében, hogy céges autóra készítjük vagy saját gépkocsinkra, illetve, hogy számla alapján számoljuk-e el az üzemanyagköltséget vagy pedig az APEH által kiadott ár alapján.

  • Az útnyilvántartásban olyan társaságok nevei szerepelhetnek, akik a nyilvántartás szerinti dátum alapján ténylegesen (vagy potenciálisan) üzleti partnerei a társaságnak. Ezekkel a cégekkel vagy jelentős forgalmat bonyolítunk, vagy pedig feljegyzés alapján várhatóan bonyolítani fogunk.
  • Szabadság, illetve betegállomány ideje alatt üzleti utak nem szerepelhetnek a nyilvántartásokban. Ha ez mégis előfordul, akkor dokumentálni kell, hogy például a munkavállalót berendelte a munkáltató munkavégzésre. A betegállomány ideje alatti üzleti utak nem magyarázhatóak, a táppénz ideje alatt pedig kifejezetten tilos a munkavégzés!
  • Ha munkaviszonyban levő magánszemély útnyilvántartásáról beszélünk, akkor munkaszüneti napokon, hétvégéken nem szerepelhetnek üzleti utak. Ha ez mégis előfordul, akkor szintén dokumentálni kell a munkavégzést (pl. jelenléti ívvel vagy más, munkavégzést előíró kiküldési rendelvénnyel). Személyesen közreműködő tagok munkaidőkorlát nélkül dolgoznak, számukra nincs jelenlétiív-készítési kötelezettség.
  • A megtett utak hossza és a tankolások száma, illetve helyszínei arányban kell, hogy álljanak egymással. Gyakran előfordul, hogy az útnyilvántartás alapján nem abban a városban járt a gépkocsi használója, ahol a bizonylat szerint aznap tankolt… A tankolás helye és a megtett útvonal nem csak a józanész, de az adóhatóság szerint is összefüggésben áll egymással.
  • Az útnyilvántartásban feltüntetett üzemanyag-átlagfogyasztás a megtett út és a felhasznált üzemanyag alapján a beírt átlagértéket mutatja.
  • Egy adóhatósági vélemény szerint az üzemanyagszámlákon szerepeltetni kell a km-óraállást, bár ilyen elírás egyetlen szakértő szerint sincs a törvényben. Az adóhatóság ellenőrzési gyakorlata alapján mégis előfordul, hogy megkövetelik.
  • Az autó szervizelésének időpontjaiban egyes szervizek feltüntetik a km-óra állását. Ennek az útnyilvántartással természetesen egyezőnek kell lennie.
  • Egy magánszemélynek egy napon csak egy autóra vonatkozó útnyilvántartáson szerepelhet az aláírása.
  • Az időszakok közötti záró és nyitó km-óraállásnak egyeznie kell.
  • A megtett útnak s a felkeresett cégek számának arányban kell állnia a napi munkaidővel. Például 6-7 társaság felkeresése egy nap, úgy hogy közben munkát is végzünk, elég valószínűtlen.
  • A társaság úthasználati díj elszámolása esetén az érvényességi időn belül legalább egyszer autópálya-használatot bizonyítson az útnyilvántartás.

Parkolási díj költségként történő érvényesítése esetén a felkeresett üzleti partnernek a parkolás helyszínével egyezőnek kell lennie. Előfordulhat akár évekkel később is, hogy egy parkolási bírság egyértelműen tanúsítja az autónk adott időpontban lévő előfordulási helyét. Ennek természetesen összhangban kell lennie az útnyilvántartással.