A pénztárjelentés formájáról nem rendelkezik törvény, vagy más jogszabály, a vállalkozásoknak kell azt kialakítaniuk. A pénzkezelési szabályzatban azonban rögzíteniük kell a  jelentés vezetésének módját.

Pénztárjelentés szerepe adóellenőrzéskor

Egy adóellenőrzés során az ellenőrök szinte első kérése a pénzkezelési szabályzat bemutatása. Ha házipénztárt ellenőriznek, fell kell mutatni a vonatkozó szabályzatot, valamint a pénztárjelentést is bekérik.

A pénztárjelentésben időrendi sorrendben szerepelnek a tételek.

Pénztárjelentés készítése könyvelőprogrammal

Célszerű vásárolni egy olyan könyvelőprogramot, amelyből a nap végén előállítható a pénztárjelentés,

A házipénztár program automatikusan végzi a bizonylatok sorszámozását, a záró egyenlegek figyelését és számtalan kényelmi funkcióval is rendelkezik.

Egy Excel tábla vezetése nem megfelelő erre a célra. Az Excel táblázat nem képes ellenőrizni a bevitt adatokat, nem állíthat ki vele a vállalkozás szigorú sorszámadású pénztárbizonylatot, és nem felel meg a pénztárjelentés sorszámozási előírásának sem.

A bizonylatokkal kapcsolatos előírások

A házipénztár kezelésének szabályait minden esetben figyelembe kell venni, amikor kialakításra kerül a pénztárjelentés.

A kettős könyvvitelt vezető vállalkozásnál az eszközökről és azok forrásairól, és a gazdasági műveletekről könyvviteli nyilvántartást kell vezetni, amely az eszközökben, forrásokban bekövetkezett változásokat egy zárt rendszerben, a valóságnak megfelelően mutatja be.

Bizonylatot kell kiállítani azokról a gazdasági eseményekről, amelyek megváltoztatják az eszközök, vagy azok forrásainak összetételét, állományát. A könyvviteli nyilvántartásokban az összes bizonylatot rögzíteni kell.

A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylatok alapján lehet változást bejegyezni. Szabályszerűen kiállított bizonylat az adott gazdasági műveletre vonatkozóan, a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza a rögzítendő és más jogszabályban előírt adatokat. A bizonylatnak meg kell felelnie alaki és tartalmi követelményeknek is. A hibás bizonylatot előírásszerűen kell javítani.

Számviteli bizonylatot nemcsak a gazdálkodó, hanem a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó is kiállíthat, függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától.

A bizonylat adatai alakilag és tartalmilag is hitelesek, megbízhatóak és helytállóak legyenek, valamint a szerkesztésekor a világosság elvét kell követni.

A bizonylat kiállításának ideje a gazdasági művelet, esemény megtörténte, a gazdasági intézkedés megtétele, végrehajtása időpontja, időszaka.

Készpénzforgalomról szóló bizonylatok

Azon bizonylatokat, amelyek pénzeszközöket érintenek, késedelem nélkül kell rögzíteni, ha készpénzforgalom áll mögöttük, akkor a pénzmozgással egyidőben. Bankszámla forgalom esetén a hitelintézeti értesítés megérkezésekor kell rögzíteni, egyéb pénzeszközök esetén a tárgyhót követő hó 15. napjáig.

Pénzkezelési szabályzat

A törvényben szereplő előírásokat minden vállalkozás a saját működése alapján, annak jellegzetességeit figyelembe véve alkalmazza a pénzkezelési szabályzatában. A szabályzat a számviteli politika része.

A házipénztár vezetésének alapszabályait rögzíteni kell a pénzkezelési szabályzatban, a vagyon védelmére irányuló rendszer kialakításának szabályaival együtt.