Bizonylat tárolása elektronikusan

Főoldal / Blog / Hírek / Bizonylat tárolása elektronikusan

Több cég dönt úgy, hogy valamennyi számviteli bizonylat tárolását elektronikus formában, szkennelve oldja meg. A cikkben áttekintjük, hogy milyen szabályok vonatkoznak erre az esetre, és hogyan szabályos a bizonylatok ilyen formájú megőrzése.

Számviteli törvény rendelkezései

A számviteli trv. alapján: az elektronikus formában kiállított bizonylatot elektronikus formában kell megőrizni, úgy, hogy a tárolás biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, a folyamatos leolvashatóságát és semmiképp ne tegye lehetővé az utólagos módosítást.

Ha eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról van szó, akkor is teljesíthető a megőrzés elektronikus másolattal, amennyiben a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát és nem teszi lehetővé az utólagos módosítást.

Digitális archiválás szabályai

Elektronikus úton történő archiválás esetén a digitális archiválás szabályairól szóló rendelet mentén kell eljárni. Ezt kiegészítve a számviteli trv. alapján a kontírozási információkat fizikailag, illetve logikailag hozzá kell rendelni a bizonylathoz. Ez a hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető. A számviteli alapelvek alapján a hozzárendelés legyen egyértelmű, elválaszthatatlan és utólag nem módosítható.

Az Art. előírásai

Az Art. alapján a megőrzési kötelezettség az irat eredeti példányára vonatkozik, illetve ha ezt nem zárja ki jogszabály, akkor eredeti példány hiányában az elektronikus úton előállított hiteles másolatra. Amennyiben nem írja elő az eredeti példány megőrzését jogszabály, az adóigazgatási eljárás során a NAV sem kérheti azt.

Áfa-trv. előírása a bizonylatok tárolásával kapcsolatban

Az áfa-trv. alapján minden áfaalanynak meg kell őriznie a birtokában lévő vagy egyéb módon rendelkezésére álló okiratot legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig. A megőrzés a papíralapú bizonylat elektronikus formában történő megőrzésével is teljesíthető.

A szkennelés nem elég

A felsorolt jogszabályok rendelkezéseiből az olvasható ki, hogy bár elektronikus formában megőrizhetőek a bizonylatok, de a szkennelés módszere nem megfelelő.

A hiteles elektronikus dokumentum követelményei:

  • képi vagy tartalmi megfelelés
  • elektronikus másolat hitelesítési záradékkal történő ellátása
  • másolatkészítéssel megbízott személyek körének belső szabályzatba foglalása
  • másolatkészítő rendszer dokumentációja (megállapítható legyen belőle a jogszabályi követelmények teljesülése)
  • másolatkészítési szabályzat, amely tartalmazza a másolatkészítés eljárási és műszaki feltételeit, és a kapcsolódó felelősségi kérdéseket
  • fokozott biztonságú elektronikus bélyegzőt vagy elektronikus aláírást kell elhelyezni a másolaton, amely révén az utólagos módosítás érzékelhető
2018-10-11T23:16:33+00:00péntek, 2018. október 5. |Categories: Hírek|