Egy munkaviszony létesítésekor a munkáltatónak többféle dokumentumot kell kiállítania, és megőriznie mindaddig, amíg az fennáll.
A munkaviszony mindig egy munkaszerződéssel jön létre, a szerződés hatályba lépésének időpontja lesz a munkaviszony kezdete. Ha nincs külön rendelkezés a szerződésben erről, akkor a szerződés megkötésének napján jön létre.
Teendők a munkaviszony kezdete előtt
A NAV felé történő bejelentés határideje a biztosítási jogviszony első napja. A munkáltatónak kell biztosítania a munkaköri alkalmassági vizsgálatot, és meg kell térítenie annak költségeit. A dolgozónak együtt kell működnie az alkalmassági vizsgálat lefolytatásában.
Munkaszerződés
A munkaszerződést mindig írásba kell foglalni. Amennyiben elmulasztja a munkáltató, akkor a munkavállaló 30 napon belül hivatkozhat a munkaviszony érvénytelenségére. A szerződésben kötelező szerepeltetni a felek adatain kívül a munkakört és az alapbért.
Szükséges egy tájékoztatót is átadni a dolgozónak, amely egy egyoldalú jognyilatkozat. Ha a tartalmát illetően változás következik be, akkor bármikor újra kiadható.
A munkaviszony kezdete után 15 napon belül tájékoztatni kell a dolgozót arról, hogy ki a munkáltatói jogkör gyakorlója, valamint hogy kollektív szerződés alá tartozik-e a dolgozó. A következő témákról nem kell feltétlenül írni a tájékoztatóban, de mindenképp szükséges ezekről tájékoztatni a munkavállalót:
- alapbéren felüli munkabér és egyéb juttatások
- a bérről való elszámolás
- napi munkaidő
- felmondási idő megállapításának módja
- szabadság mértéke, kiadása
Munkaköri leírás átadása
A munkaviszony kezdetétől számított 15 napon belül szükséges munkaköri leírást készíteni a dolgozó részére.
Nyilvántartásba vétel
A biztosított adatait a munkáltató nyilvántartásba veszi, és erről igazolást állít ki a munkavállaló részére. A nyilvántartásba vétel elmulasztásáért mulasztási bírság szabható ki a munkáltatóra.
Személyes adatok kezelése
Írásban kell tájékoztatni a munkavállalót arról, hogy a munkáltató elektronikus megfigyelő rendszert üzemeltet, vagy kezeli a dolgozó biometrikus adatait (pl. ujjlenyomat). Személyiségi jogokat tehát csak akkor korlátozhat a munkáltató, ha arról előzetesen tájékoztatót ad ki. A szerződés megkötéséhez szükséges személyes iratokat nem másolhatja a munkáltató.
TB kiskönyv a munkaviszony létesítésekor
Amennyiben a dolgozó rendelkezik TB kiskönyvvel, akkor azt a kezdő napon átadja a munkáltatója részére, akinek 3 napja lesz, hogy bejegyezze a jogviszony kezdetét.
Egyes nyilatkozatok kiállítása
A gyermekek után járó pótszabadság miatt a dolgozót a gyermekek meglétéről, számáról, születési adatáról kell nyilatkozatot kitölteni. A megváltozott munkaképességről a pótszabadság és a szocho kedvezmény miatt kell nyilatkozni.
Ha tartozása van a dolgozónak, amelyet a béréből vonnak, akkor az előző munkáltatótól kapott, erről szóló igazolást is át kell adnia.
Megőrzés
A munkaszerződés, tájékoztatók, nyilatkozatok megőrzési határideje 3 év, mivel a munkajogi igények 3 év után évülnek el.