A céges reprezentáció szervezése során gyakori kérdés, hogy hogyan lehet a lehető legkisebb közteher, legkedvezőbb adózás mellett megszervezni azt.  A cikkben összegyűjtöttünk néhány olyan szempontot, amelyre mindenképp érdemes odafigyelni, még a költségoptimalizálás során is, nehogy egy adóellenőrzés során adóhiány megállapítására kerüljön sor.

A reprezentáció fogalma

A reprezentáció a vállalkozás tevékenységével összefüggő üzleti esemény keretében vagy ünnep alkalmával nyújtott vendéglátás, illetve egyéb kapcsolódó szolgáltatás. Nem lehet szó reprezentációról, ha a juttatásra vonatkozó dokumentumok alapján a rendeltetésszerű joggyakorlás sérelme már kis mértékben is felmerülhet. Olyan szakmai, üzleti célból szervezett rendezvények sorolhatóak ide, mint például egy üzleti tárgyalás, egy közgyűlés, de szintén reprezentációnak számít a céget szakmailag érintő kiállítás, konferencia, vagy egy továbbképzés. Egyházi és állami ünnepek alkalmával is elszámolhatók reprezentációs költségek: karácsony, húsvét, augusztus 20.-a.

A karácsonyi party

Annak ellenére, hogy egy dolgozóknak rendezett karácsonyi partynak nincs szakmai jellege, mégis tekinthető reprezentációnak. Mivel egyházi ünnepről van szó, a kötetlen jelleg ellenére is reprezentációként számolható el a dolgozók megvendégelése.

Családi nap

A családi nap, vagy egy gyermeknap nem egyházi és nem állami ünnep. Mivel itt a szakmai, hivatali, üzleti jelleg sem valósul meg, ezért nem lehet reprezentáció. Hasonló eset a születésnap, névnap, vagy a nőnap is.

Ha nagyon szigorúan vesszük, akkor a vezető számára felszolgált kávé is csak akkor reprezentáció, ha tárgyaláson, szakmai eseményen kerül elfogyasztásra, a napközbeni kávézás nem sorolható ide.

Cégcsoport külföldi dolgozóinak vendéglátása

Egy nemzetközi cégcsoport gyakran azért látja vendégül más országbeli „kollégáit”, hogy erősítse a cégcsoporton belüli kommunikációt, megismertesse a cégcsoport eredményeit. Mindez a cégcsoport szakmai rendezvényének számít, így ha részt vesznek a hazai dolgozók egy ilyen külföldi rendezvényen, akkor reprezentációként számolható el a rájuk terhelt vendéglátás, a kapcsolódó utazási költség, részvételi díj.

Mi nem lehet reprezentációs költség?

A rendezvények lebonyolításával kapcsolatos kiadások nem tekinthetők reprezentációnak. A szállás és utazás költségei csak akkor sorolhatók ide, ha azok az eseményen vendégként részt vevő magánszemélyek költségeiként merülnek fel. Vendég lehet az üzleti partner hozzátartozója is. Ha saját munkavállaló vesz ebben részt, akkor az ő utazási és szállásköltsége nem reprezentáció.

Roadshow a cég termékeivel

Ha a cég rendezvényszervező segítségével sátras, venglátós, színpadi műsoros termékbemutatókat szervez, akkor ezeket az eseményeket tekinthetjük úgy, mint a  cég reklám célú megjelenését lehetővé tévő, üzleti kapcsolatépítő eseményeket. A rendezvényszervező által kiállított számla tételei reprezentációnak tekinthetőek, kivéve a sátor, színpad, hangosítás, ugyanis ezek csak a vendéglátással összefüggve tekinthetőek reprezentációs költségnek.