Minden adóalany köteles akár ő maga, akár az ügyfele, akár az ő nevében és az ő képviseletében egy harmadik személy számlát kiállítani
- az általa egy másik adóalany vagy egy nem adóalany jogi személy részére teljesített termékértékesítésről és szolgáltatásnyújtásról,
- az általánostól eltérő teljesítésű hely szerinti termékértékesítésekről,
- a Közösségen belüli adómentes – levonási jogú – termékértékesítésről
- a termékértékesítés megtörténte előtt a számlájára teljesített bármilyen befizetésről
- egy másik adóalany vagy nem adóalany jogi személy által a szolgáltatás befejezését
megelőzően a számlájára teljesített bármilyen befizetésről.
Az előzőekben nem említett, (pl. magánszemélyek részére történő értékesítések, szolgáltatásnyújtások) a területükön teljesített termékértékesítésekre vagy szolgáltatásokra vonatkozóan is róhatnak ki számlaadási kötelezettséget. E számlákra azonban csökkentett kötelezettségek is vonatkozhatnak.
Mentesíthetők a számlaadási kötelezettség alól a belföldi adómentességek és a tárgyi adómentességek alá tartozó értékesítések. számla-kibocsátási határidőket írhatnak elő.
A tagállamok feltételeket határozhatnak meg a területüket érintő több különböző termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás összesítő számlájára vonatkozóan. Ha nem a teljesítő fél a számla kiállítója, akkor arról megállapodást kell kötni. A megállapodásra és az adóalany és az ügyfele közötti számla elfogadási eljárásra vonatkozó szabályokat és feltételeket azok a tagállamok határozzák meg, amelyek területén a termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást teljesítették.
További feltételeket írhatnak elő a tagállamok a területükön termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást végző adóalanyok ügyfelei által történő számlakibocsátásra vonatkozóan. Megkövetelhetik például azt, hogy e számlákat az adóalany nevében és az ő képviseletében bocsássák ki. E feltételeknek mindig ugyanazoknak kell lenniük, akárhol is rendelkezik az ügyfél székhellyel.
A tagállamok a területükön termékértékesítést és szolgáltatásnyújtást végző adóalanyoktól megkövetelhetik, hogy közösségi vevői hozzáadott-érték adó-azonosító számát feltüntessék.
A számlán szereplő összegeket bármilyen valutában ki lehet fejezni, de a fizetendő adó összegét a termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás végzésének helye szerinti tagállam valutájában kell meghatározni. Az átváltási árfolyamot az érték vámcélból történő kiszámítását szabályozó közösségi rendelkezésekkel összhangban kell meghatározni.
Amennyiben ellenőrzés céljából szükséges, a tagállamok előírhatják a területükön értékesített termékértékesítésről vagy szolgáltatásnyújtásról kiállított számláknak és az adóalanyok által a területükön kapott számláknak a nemzeti nyelvükre történő lefordítását.