A számlakibocsátási kötelezettség átvállalható, azonban sokszor nem világos az adózók számára, hogy milyen esetekben lehetséges, és kell-e erről megállapodást kötni, illetve milyen jogszabályi előírásoknak kell eleget tenni.

Online számlázóprogramok által biztosított lehetőségek

Az online számlázóprogramok révén a könyvelők gyakran férnek hozzá a számlák adataihoz, letölthetik azokat, és akár a könyvelőprogramba is importálhatják egy gombnyomással. A programokkal akár a könyvelőiroda vagy akár egy kapcsolt vállalkozás alkalmazottja is jogosultságot kaphat a számla kiállítására. Az áfa trv. előírásait azonban mindig figyelembe kell venni a számlakibocsátási kötelezettség átvállalásakor.

Meghatalmazás a számlakibocsátási kötelezettség teljesítésére

A számlakibocsátási kötelezettség főszabály szerint a termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást teljesítő adózót terheli, de meghatalmazást adhat rá

  • a termék beszerzője,
  • a szolgáltatás igénybevevője
  • vagy akár egy harmadik fél

számára is. Tehát a meghatalmazott fél teljesíti a számlakibocsátási kötelezettséget.

A meghatalmazás kötelező elemei

Az áfa trv.-ben találjuk a meghatalmazás kötelező tartalmi és formai elemeit. A meghatalmazást írásba kell foglalni. A meghatalmazás kiadható a kötelezettség általános teljesítésére vagy egy előre megadott ügylethez kapcsolódóan. Több személy is kaphat meghatalmazást, de egy adott ügylethez kapcsolódóan csak egy meghatalmazott járhat el.

A feleknek meg kell állapodniuk előzetesen és írásban a számlakibocsátás elfogadásának feltételeiről és módjáról.

Sorszámtartomány nyilvántartása

Ha számlázóprogrammal történik a számla kiállítása, akkor rögzítendő az alkalmazott sorszámtartomány. Ezt a megbízó a nyilvántartásában is köteles rögzíteni. Ha több megbízó részére jár el a meghatalmazott, akkor megbízónként külön nyilvántartást kell vezetnie. A meghatalmazottnak haladéktalanul a megbízó rendelkezésére kell bocsátania

  • a papír alapon kibocsátott számla másolatát,
  • az elektronikus úton kibocsátott számlát.

Egyetemleges felelősség a számlakibocsátási kötelezettség átvállalásakor

A számlakibocsátáshoz fűződő kötelezettségek teljesítéséért a kötelezett és a meghatalmazott egyetemlegesen felelnek, ettől eltérően a megállapodásukban sem rendelkezhetnek.

Az egyetemleges felelősség miatt érdemes az írásbeli megállapodásban rögzíteni a kapcsolódó bevallási és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítésének módját.

A számlán feltüntetendő információk

Az áfa trv. alapján, ha a számlát a terméket beszerző vagy a szolgáltatást igénybevevő fél állítja ki, akkor fel kell tüntetni a számlán az „önszámlázás” kifejezést. Ettől eltérő harmadik fél esetén nincs ilyen előírás, de javasolt, hogy a számlát kiállító meghatalmazott fél adatai felkerüljenek a számlára, és derüljön ki egyértelműen, hogy a terméket értékesítő, szolgáltatást nyújtó fél meghatalmazottjaként jár el.