A kiutalás előtti áfa ellenőrzéseknél rendkívül alaposan vizsgálják a számlákat az ellenőrök, ezért fontos, hogy már a számlázás, számlabefogadás során szűrjük ki az elkövethető hibákat. Sok múlik rajta, mert probléma esetén nemcsak az áfa visszaigénylés ugrik, de még adóhiány is megállapításra kerülhet.
Mikor lesz gyanús egy számla a revizornak?
A számlázás közben elkövetett hibák közül azok, amelyek olyan adattartalmi hiányosságot jelentenek, amelyeket nem az áfatörvény ír elő, még nem okoznak problémát egy ilyen ellenőrzésnél. Az adólevonási jogot nem korlátozza, ha például a termékdíj miatti záradék hiányzik a számláról. Nem feltétlenül megy át azonban a szűrőn az a számla, ahol alakilag minden rendben van, de tartalmilag mégsem hitelesek az adatok.
Ha felmerül, hogy a számlázás során fiktív számla készült, akkor az adólevonási jogot elveszíti a cég. Tehát mindenképp valós adóalanyok közti, valós eseményről kell szólnia a számlának.
Hogyan vizsgálódik a revizor?
A revizort elsősorban az érdekli, hogy a számlázás során kiállított számla az ügylet minden részletével megegyezik-e.
Előfordulhat, hogy még az adókiutalást kérő vállalkozás sincs tisztában azzal, hogy valami nincs rendben a számlával, mert nem ő volt, aki a számlázást végezte, hanem a másik fél. A revizor a számla adatait összeveti más adatokkal, tényekkel, és a bizonyítékokat egyenként és összességükben is értékeli. Ehhez rendelkezésére állnak azok az okiratok, amelyeket a vállalkozásnak a számlához hasonlóan kell megőriznie, és amelyek a az adott számlára hivatkoznak, és annak adattartalmát módosítják.
Mikor esik kútba az adóvisszaigénylés?
Természetesen, ha az adóhatóság az ellenőrzés során azt állapítja meg, hogy az ügylet nem valósult meg, nem történt termékbeszerzés, szolgáltatásnyújtás, akkor nem teljesülhet az adóvisszaigénylés sem.
Azonban akkor is visszautasíthatja a visszaigénylést, ha azt állapítja meg, hogy a szerződés célja csak az volt, hogy a kijátszák az adójogszabályokban szereplő kötelezettséget, és semmilyen valós üzleti szándék nem állt az ügylet mögött.
Körültekintően a dokumentumokkal!
A számlázás során kiemelt figyelmet kell fordítani arra, hogy minden dokumentum a helyén legyen, például ha egy minőségi hiba miatt visszáruzásra kerül sor, akkor amellé készüljön helyesbítő számla. Ha nincs ilyen dokumentum akkor egy visszaigénylés előtti ellenőrzésnél könnyen arra következtethetnek a revizorok, hogy a felek ki akarták játszani az adózás szabályait.
A számlán feltüntetett mennyiséget sem éri meg elrontani, az előbb említett következmény miatt.
A partnert is érdemes alaposan ismerni, mert az áfakiutalást az is akadályozhatja. Gond lehet, ha kiderül, hogy a partner, a számlát kibocsátó fél jogilag nem létezik, vagy nem az, mint akinek mondta magát.
A számlázás során elkövethető hibák és a lehetséges következmények már korábbi bejegyzéseinkben is szerepet kaptak:
A számlázás során elkövetett hibák, tévedések kockázatot is rejthetnek. Ugyanis hibás számla esetén az adózó nem gyakorolhatja az adólevonási jogát. A hibás számla nem azonos a fiktív számlával, mert itt az ügylet létrejött ugyan, és a számlán feltüntetett felek is valósak, csak valamely kötelező tartalmi elem hibás, esetleg hiányzik.
Nincs levonási joga az adózónak
Amennyiben a számlázás során hibát vét az adózó, úgy egyes esetekben a befogadójának nem lesz adólevonási joga. Azonban korrekcióra mindig van lehetőség. Amennyiben hiányos vagy téves a számla adattartalma, a NAV felszólítja az adózót, hogy javíttassa ki a számlát, pótoltassa a hiányosságokat. Az adóhatóság határozatának jogerőssé válásáig bemutatott javítással, módosítással az adott számlára vonatkozóan az adólevonási jog többé nem korlátozható.
Amennyiben az adóhatóság határozata jogerőre emelkedett és ezután történik meg a számlázás módosítása, az adózó új bizonyítékokra hivatkozva ismételt ellenőrzést kérhet.
Ha hibás a teljesítés dátuma
Amennyiben a számlázás során a valóságos teljesítési időpontot megelőző rossz teljesítési időpont kerül feltüntetésre, a számla javításával helyrehozható a hiba. Ha azonban későbbi teljesítési időpontot tüntettek fel a számlán, mint a valós, és az adózó korábban vonta le az áfát is, mint amire a számla alapján ténylegesen lehetősége lett volna, akkor a NAV megállapíthatja, hogy az adott időszakra nem volt jogosultsága az adózónak a levonásra.
Ha hibás az összeg
A számlázás közben téves adóalap is kerülhet a számlára, és így téves adóösszeg is. Hibás összeg esetén az adózónak egyáltalán nincs levonási joga, akkor sem, ha a számlán lévő téves összeg alacsonyabb, mint ami a valós. Ilyenkor csak a számlázás korrekciója után nyílik meg a levonási jog.
Nem kötelező tartalmi elemek
Nem kötelező tartalmi elem például a bankszámlaszám, a fizetési esedékesség. Ha ezek közül valamelyik tévesen kerül a számlára, akkor az nincs hatással a levonási jogra. Még az sem befolyásolja a levonhatóságot, ha a téves elem feltüntetését egy másik jogszabály kötelezővé teszi.
A hibás számla javításának helyes módjáról egy korábbi bejegyzésünkben írtunk:
A számlázás ellenőrzése különösen fontos az adóhatóság számára, mert az elkészült számlák a könyvelés, és az adózás alapját jelentik. Többféle szabályt és jogszabályt kell helyesen alkalmazni a számla kibocsátójának és annak is, aki befogadja és lekönyveli azt. A cikkben néhány tipikus hiba elkerüléséhez szeretnénk segítséget nyújtani.
Hibák a számlában
A számlázás során elkövetett hiba lehet valódi vagy nem valódi. A valódi hiba az, amikor egy adat hibás vagy téves. Nem valódi hiba esetén egy később bekövetkezett esemény miatt kell javítani a számlán, ilyen eset az árleszállítás, vagy a meghiúsulás.
Az adólevonási jog csak akkor gyakorolható egy hibásnak minősített számla esetén, ha azt a szabályoknak megfelelően javítják. Volt már olyan eset is azonban, amikor a javítás ellenére sem engedte végül a NAV, hogy adólevonási jogot gyakoroljanak a számlával.
Számlázás – Kézi vagy gépi számla javítása
Kézi számlázás esetében áthúzással majd a megfelelő adat föléírásával, vagy a kimaradt adat pótlásával és a javító személy szignójával lehet javítani. Amennyiben ráírják a szót: „rontott” és új számlát készítenek, szintén megfelelő a korrekció módja. Számítógépes számlázás esetében viszont csak az eredeti számla érvénytelenítése és egy új számla kiállítása az elfogadható javítás.
Módosítás
Ha számla módosításáról van szó, akkor az eredeti és a módosító számla együtt lesz az adott ügylet bizonylata. Ha hibás számlát kap az adózó, akkor nem kell az eredetit visszaküldenie, elég, ha kér egy módosítást. Természetesen ha kézzel történik a számlázás, és a helyszínen azonnal észreveszik a hibát, akkor az összes példány érvénytelenítésével és egy új számla elkészítésével megtörténhet a javítás.
Csoportos számlahelyesbítés
A kifejezés csak a számlázás gyakorlatában ismert, a jogszabályokban nem. A csoportos számlahelyesbítés ettől függetlenül alkalmazható, de nem mindegy, hogy milyen ok miatt kellett javítani sorozatban az adott vevő nevére szóló számlákat.
Ha elkésett a számla
Elkésett számláknál a fizetendő adót az ügylet teljesítési időpontjában kell rendezni, adólevonási jogot pedig a számla kézhezvételekor lehet gyakorolni, vagy önellenőrzéssel.
Ha a számla külföldi
Külföldi bizonylattal is hibázhat az adózó, ha nem megfelelően dönt arról, hogy figyelembe veheti-e azt a költségelszámolás szempontjából. Az EK egyes tagállamaiban nyilvántartásba vett adózó esetében számlának minősülnek azok az okiratok is, amelyek igazolják a termék értékesítését, a szolgáltatás nyújtását, és az adott EK tagállamban megfelelnek a HÉA- irányelvnek. A HÉA-irányelv szerint, annak érdekében, hogy az adó hatásának semlegessége biztosított legyen, a hozzáadottértékadó alanyai levonhatják a héanyilvántartásukból azt az összeget, amit kifizettek más adóalanyoknak. A HÉA a végső felhasználót terheli egy %-os felár formájában, amely az áru/szolgáltatás végső árát növeli.
A számviteli bizonylat kiállítható idegen nyelven is, de ha idegen nyelvű számlát fogad be az adózó, akkor azokat az adatokat, amelyek szükségesek a valóságnak megfelelő rögzítéshez, magyarul is fel kell tüntetni. Ennek módjára a belső szabályzat adhat útmutatást.
Adótanácsadó tippünk: mindenképp érdemes a számviteli politikában, a számlarendben és egy belső szabályzatban rendelkezni a külföldi számviteli bizonylatok kezeléséről.
