Az üzleti partnerek folyamatos követése egy kapcsolat fenntartásakor rendkívül fontos lehet a cég fennmaradása szempontjából. Az adóhatóság ugyanis minden vállalkozást, eseményt figyelemmel kísér, és ha megismerjük az általa figyelt tényezőket, elkerülhetünk bizonyos kellemetlen következményeket.
Fontos a megfelelő dokumentáció
Az üzleti kapcsolatokat dokumentálni kell. A beszerzéseket igazolni, a megrendeléseket alá kell támasztani. Minden adóhatósági vizsgálat alapja a dokumentumok áttekintése. A NAV rendszerint 3-5 napos határidőket biztosít a dokumentumok előkészítésére, és ha ennyi idő alatt nem tudjuk ezeket felmutatni, az ellenőrzés akadályoztatása miatt bírságot szabhat ki. Érdemes tehát a partnert is ösztönözni arra, hogy legyen közreműködő a közös dokumentumok előkészítésekor.
Változások követése
A dokumentumok legyenek megfelelően karbantartva. Figyelni kell a partnereknél történt változásokra. Ha változik a cég, de ugyanazon személyek az eljárók, akkor érdemes rákérdezni az okokra. Gyanús lehet az is, ha egy cég nem tud már üzleti kapcsolatot biztosítani, de ajánl egy másik céget maga helyett, azonos feltételekkel. Érdemes alaposan utánajárni az ajánlott cégnek.
Egy kisebb szereplőtől érkező hirtelen nagyobb volumenű ajánlat is gyanakvásra adhat okot, vagy ha a portfóliójába nem illő terméket ajánl nagyobb mennyiségben.
A változások követésekor használhatóak a cégjegyzék vagy a NAV által közzétett adatbázisok is, ezeket 3-6 havonta érdemes átfutni.
Üzleti partnerek teljesítésének vizsgálata
Kiváló üzleti kapcsolat esetén sem szabad elengedni a figyelmet. A selejtes termékek aránya egy-egy piacon viszonylag állandó, de nem csak annak érdemes utánajárni, ha ez sokkal magasabb a partnernél. Sőt, érdemes az okokat felderíteni akkor is, ha egyáltalán nem érkezik vevői panasz az általa szállított termékekre.
Védelmi vonalak alkalmazása
A szerződések megkötése vagy módosítása során védelmi vonalak is alkalmazhatók. Az üzleti partnertől be lehet kérni az adóbevallásait. Ezt érdemes szerződésbe foglalni. Arra azonban érdemes odafigyelni, hogy amennyiben így szerződünk, kérjük is be az adóbevallásokat, mert egy esetleges adóellenőrzéskor ezt a magatartást véleményezik a revizorok.
Legyen állandó az üzleti partnerek monitorozása
A partnerekkel kapcsolatban álló munkatársainknak érdemes képzést szervezni arról, hogyan monitorozhatják a partnereket, melyek az adókijátszó magatartásra utaló jelek, ahol esetleg szükséges további nyomozás, kérdezősködés.
