A papír alapú számlák lehetnek kézi és gépi, azaz számítógéppel előállított számlák. Alapvető szabály, hogy a gépi számlán (számítógéppel készült számlán) nem lehet kézzel javítani. De előfordulhat, hogy később mégis szükséges módosítani a számlák adattartalmát. Megmutatjuk, hogyan járnak el helyesen ilyen esetekben.
A gépi számlák számítógépes számlázó programmal készülnek, amelyet nem kell az adóhatósággal engedélyeztetni, az adózó akár saját maga is előállíthatja vagy megvásárolhatja mástól.
A kézi számla javításához hasonlóan itt is megállapítható valódi és nem valódi hiba egy-egy javítandó számla kapcsán. Arról, hogy mit kell érteni valódi és nem valódi hiba alatt, a kézi számlák javításáról írt cikkben már írtunk, itt.
Számlák javítása
A legegyszerűbb javítási mód valódi hiba esetén, ha a hibás számlát egyszerűen lesztornózzák és helyette egy újat készítenek. A másik lehetőség, hogy kiállítanak egy a számlával egy tekintet alá eső okiratot, azaz egy másik bizonylatot. Gépi számla esetén a főszabály az, hogy a korrekciós bizonylatnak is a számítógépes programmal kell készülnie. A sorszámozást tekintve két lehetőség van: vagy illeszkedik a javító bizonylat a számlák folyamatos sorszámozásába, vagy létrehoznak egy sorszámtartományt, amelyet kifejezetten a korrekciós bizonylatoknak különítenek el. Azonban a főszabálytól eltérhetnek, és kézi számla nyomtatvánnyal is készülhet a fent említett bizonylat. Azonban a kézi számla alatt nem értendő egy Wordben megszerkesztett bizonylat.
Korrekciós bizonylat
A korrekciós bizonylat megnevezése lehet sztornó számla, helyesbítő számla, jóváíró számla, módosító számla stb., nincs jogszabály által előírt kötelező megnevezés.
A számlával egy tekintet alá eső okirat kötelező kellékei:
- kiállítás dátuma
- eredeti számlára hivatkozva a korrekció jellege
- a korrekció számszerű hatása
- a felek adatai
Nem valódi hiba
Nem valódi hiba esetén, pl. utólagos engedménynél nem lehet stornózni, hanem egy korrekciós bizonylaton szövegesen fel kell tüntetni a módosítás okát, az adó alapjának és az adó összegének változását. Ilyenkor –ahogyan azt már a kézi számlák javításáról is írtuk, az eredeti számla sztornózása és új számla kibocsátása nem engedélyezett és nem is értelmezhető.
Mindkét hibatípusnál működhet gépi számla esetén is a háromsoros bizonylat kiállítása, javítandó számlatartalom esetén.
Háromsoros bizonylat: egymás alatt feltüntetésre kerül az eredeti összeg, a módosított összeg, a különbözet. A módosítás okának megjelölése szükséges.