Tévedés, hogy a kiállított számlákat nem lehet javítani, csak sztornózni. A számlákat lehet javítani, de a javítást minden esetben megfelelően dokumentálni kell. Összefoglaltuk ügyfeleink részére, melyek a kézzel kiállított számlák javításának szabályai.
Ha utólag észreveszik, hogy a kiállított számla hibás, vagy hiányos, akkor azt módosítani kell. A módosítás történhet valódi javítással vagy nem valódi javítással.
Valódi javítás
Valódi javítás az, ha hibás volt a számla adata, például rosszul tüntették fel a vevő nevét, nem valódi javítás az, ha nem volt ugyan hiba az eredeti számlában, de valamilyen utólag bekövetkezett esemény szükségessé teszi, hogy módosítást hajtsanak végre, pl. utólag engedményt kapott a vevő.
Valódi javítás néhány esete kézi számláknál: a kibocsátó minden számlapéldányon a hibás adatot áthúzza egy vonallal, és a helyes adatot felírja a számlára. Fontos, hogy az eredeti adat is olvasható maradjon és szerepeljen a számlán a javítás ideje és a javító szignója. Javítás módja lehet, hogy az összes számlapéldányra egy kézi vonalat húznak, keresztbe a dokumentumon, és fel kell rá írni: ’rontott’. Ilyenkor egy új számlát kell kibocsátani a helyes adatokkal. Ha nem lehetséges az összes számlapéldányt begyűjteni, akkor érdemes egy önálló korrekciós bizonylatot kibocsátani. A korrekciós dokumentumon szerepelnie kell a korrekció jellegének, számszerű hatásának, illetve dátumozni kell, és szerepeltetni kell rajta a felek adatait.
Elfogadható megoldás, ha a korrekciós bizonylaton szövegesen tüntetik fel a számszerű értékek változását és a változtatás okát. Megoldás a háromsoros bizonylaton történő módosítás is, amikor az eredeti tétel, a módosított tétel és a különbözet egymás alatt kerül feltüntetésre.
Nem valódi javítás
Nem valódi javítás szükséges lehet: utólagos engedménynél, hibás teljesítés miatti árleszállításkor, betétdíj visszatérítéskor, előleg utólagos meghiúsulásakor. A javítás módja csak számlával egy tekintet alá eső okirat révén lehetséges. A korrekciós bizonylaton szerepelnie kell szövegesen a módosítás okának, az adó összegének, az adó alapja változásának. Itt is lehetőség van a háromsoros bizonylat alkalmazására.