A leltár fogalmát a számviteli trv. nem tartalmazza, sőt, a trv. nem is magáról a leltárról, hanem csak a leltárkészítési kötelezettségről rendelkezik. A mindennapi életből azonban mindenki tudhatja, hogy leltározás alkalmával a vállalkozó egy részletes kimutatást készít, amely az eszközeit és forrásait tartalmazza egy adott időpontra vonatkozóan.

A leltár

A leltár mennyiségben és értékben is számba veszi a vállalkozás vagyonát, és egyben a mérleg alapdokumentuma. A leltárkészítési kötelezettség szerint tételes és ellenőrizhető leltárra van szükség

  • a könyvek év végi zárásához
  • a beszámoló elkészítéséhez
  • a mérleg tételeinek alátámasztásához.

Leltár felvétele

A leltárkészítési kötelezettséghez tartozik, hogy a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások közti egyeztetést el kell végezni a mérleg fordulónapjával.

A leltár történhet mennyiségi felvétellel (mérés, számlálás) és egyeztetéssel, azaz nyilvántartások alapján. A választott mód attól függ, hogy év közben milyen módon tartotta nyilván a vállalkozás az eszközeit, forrásait.

Leltárkészítési szabályzat

A leltárkészítés részletes szabályait magának a vállalkozónak kell leírnia, a számviteli politikájába illeszkedően:

  • döntenie kell arról, hogy hogyan tartja nyilván az eszközeit – vezet-e folyamatosan nyilvántartást, értékben és mennyiségben, vagy csak mennyiségben
  • választania kell a mennyiségi leltárfelvétel vagy az egyeztetéses között – természetesen a nyilvántartási módhoz illeszkedve
  • döntenie kell arról, mikor leltároz, fordulónapkor vagy más időpontban
  • a felelősök kiválasztása után a leltáreltérések utáni felelősségérvényesítésről is döntést kell hoznia.

Ellenőrzés

A leltározást célszerű ellenőrizni, akár tételesen, akár csak szúrópróba-szerűen: hogyan kezelik a leltárbizonylatokat, a leltározási ütemtervet tartják-e, az eszközök leltározható állapotban vannak-e,  a leltárfelvételt helyesen végzik-e.

A leltárnál leltárellenőrt kell kinevezni, akik a bizonylatokat aláírja, így igazolja a leltározás megtörténtét, és ha valamilyen szabályszegést talál, akkor új leltárfelvételt javasol.

Megőrzés

A leltárt 8 évig kell megőrizni, olvasható formában. A leltár elkészítését megalapozó bizonylatokat is eddig kell eltenni. Jogutódlás esetén is meg kell őrizni a dokumentumokat, jogutód nélküli megszűnés esetén akár egy volt tulajdonos, akár más külső megbízott gondoskodhat a bizonylatokról. A megőrzés helyét tudatni kell az adóhatósággal.