A leltár fogalmát a számviteli trv. nem tartalmazza, sőt, a trv. nem is magáról a leltárról, hanem csak a leltárkészítési kötelezettségről rendelkezik. A mindennapi életből azonban mindenki tudhatja, hogy leltározás alkalmával a vállalkozó egy részletes kimutatást készít, amely az eszközeit és forrásait tartalmazza egy adott időpontra vonatkozóan.
A leltár
A leltár mennyiségben és értékben is számba veszi a vállalkozás vagyonát, és egyben a mérleg alapdokumentuma. A leltárkészítési kötelezettség szerint tételes és ellenőrizhető leltárra van szükség
- a könyvek év végi zárásához
- a beszámoló elkészítéséhez
- a mérleg tételeinek alátámasztásához.
Leltár felvétele
A leltárkészítési kötelezettséghez tartozik, hogy a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások közti egyeztetést el kell végezni a mérleg fordulónapjával.
A leltár történhet mennyiségi felvétellel (mérés, számlálás) és egyeztetéssel, azaz nyilvántartások alapján. A választott mód attól függ, hogy év közben milyen módon tartotta nyilván a vállalkozás az eszközeit, forrásait.
Leltárkészítési szabályzat
A leltárkészítés részletes szabályait magának a vállalkozónak kell leírnia, a számviteli politikájába illeszkedően:
- döntenie kell arról, hogy hogyan tartja nyilván az eszközeit – vezet-e folyamatosan nyilvántartást, értékben és mennyiségben, vagy csak mennyiségben
- választania kell a mennyiségi leltárfelvétel vagy az egyeztetéses között – természetesen a nyilvántartási módhoz illeszkedve
- döntenie kell arról, mikor leltároz, fordulónapkor vagy más időpontban
- a felelősök kiválasztása után a leltáreltérések utáni felelősségérvényesítésről is döntést kell hoznia.
Ellenőrzés
A leltározást célszerű ellenőrizni, akár tételesen, akár csak szúrópróba-szerűen: hogyan kezelik a leltárbizonylatokat, a leltározási ütemtervet tartják-e, az eszközök leltározható állapotban vannak-e, a leltárfelvételt helyesen végzik-e.
A leltárnál leltárellenőrt kell kinevezni, akik a bizonylatokat aláírja, így igazolja a leltározás megtörténtét, és ha valamilyen szabályszegést talál, akkor új leltárfelvételt javasol.
Megőrzés
A leltárt 8 évig kell megőrizni, olvasható formában. A leltár elkészítését megalapozó bizonylatokat is eddig kell eltenni. Jogutódlás esetén is meg kell őrizni a dokumentumokat, jogutód nélküli megszűnés esetén akár egy volt tulajdonos, akár más külső megbízott gondoskodhat a bizonylatokról. A megőrzés helyét tudatni kell az adóhatósággal.