A nemzetközi kereskedelemben proformaként emlegetett bizonylatot magyarul díjbekérő számla néven ismerjük. A fogalom nem újkeletű, viszonylag régóta létezik, a használatát azonban nem feltétlenül ismerik jól a vállalkozások.

Miben különbözik az előleg számlától?

Előleg számlát csak akkor lehet kiállítani, ha a pénzt már megkapta a vállalkozás. Az előleg számla tehát egy már teljesült pénzügyi esemény bizonylata. Díjbekérő számlában szereplő összeg kifizetése után kiállítható előleg számla is, amelyet azonban követnie kell majd egy végszámlának is.

Fizetési értesítés

A díjbekérő számla egy fizetési értesítés, amelyet a számla formátumhoz hasonló módon állítanak ki. A díjbekérő számlát nem kell könyvelni, és nem keletkezik adóvonzata. Egyetlen célja, hogy felhívja a címzettjének figyelmét arra, hogy fizetési kötelezettsége keletkezett. Nem számviteli bizonylat, nem szigorú számadású. A fizetési kötelezettség összege, esedékessége, és egyéb részletei –a számlához hasonlóan – kerülnek feltüntetésre a proforma számlán.

A számlát kiállító vállalkozásnak nem kell az adott időszakban kiállított díjbekérő számlák után befizetnie az áfát, ha nem teljesítették azokat a címzettek.

A teljesítés

Amennyiben a díjbekérő számla címzettje fizet, a kiállító félnek 15 napon belül el kell készítenie a számlát, amelyet már a könyvelés is feldolgoz, és adózási vonzata is van. Ezen a számlán fel kell tüntetni, hogy díjbekérő számla (proforma számla) alapján már kifizetésre került, és nem igényel további pénzügyi rendezést.

Mikor lehet hasznos a díjbekérő számla?

Jól jöhet a díjbekérő számla kiállítása például egy oktatásszervező cég esetében, ahol csak akkor tartanak meg egy adott tanfolyamot, ha elég jelentkező fizette be az összeget. Ha a tanfolyam tényleges megkezdése előtt elkérik annak díját, akkor előlegszámla kiállítása történik.  Azonban ezt csak akkor lehet kiállítani, amikor ténylegesen befizették a jelentkezők az összeget, a teljesítési dátum pedig a befizetés napja lesz.

Ha a tanuló jelentkezik és jelzi részvételi szándékát, akkor ki lehet küldeni részére egy díjbekérő számlát, annak kifizetése után ki lehet állítani egy előleg számlát. A tanfolyam tényleges megtartásakor át lehet adni a végszámlát a tanulók részére.

Minden olyan esetben jó szolgálatot tesz a díjbekérő számla, amikor addig nem szeretné eljuttatni a terméket vagy szolgáltatást a vevőhöz, amíg nem fizetett. A díjbekérő számla alapján, a fizetés után ki kell állítani egy „rendes” számlát is.