Sok vállalkozásnál a tisztségviselők, ügyvezetők, vagy bizonyos munkavállalók készpénzt vesznek fel a pénztárból, hogy abból többnyire kisebb értékű, hirtelen szükségessé váló beszerzéseiket intézhessék. Hogyan kell helyesen eljárni az ilyen elszámolási előleg folyósítása, visszafizetése esetén?
Mire kell figyelni az elszámolásra kiadott előlegnél?
Melyek a kényes pontok az elszámolás folyamatában?
Ha van a vállalkozásnál házipénztár, akkor az első fontos dolog, hogy legyen a pénzkezelési szabályzatban a házipénztárra vonatkozó szabályozás.
Egyszemélyes vállalkozásnál a bankszámláról felvett összeg is már jelenthet elszámolásra kiadott összeget, ezzel bizonyos időközönként el kell számolni.
Több munkavállaló esetén a házipénztárból kiadott összeget munkavállalóval szembeni követelésként kell nyilvántartani, és mindenképp egy bizonylatot kell kiállítani a pénz átadás-átvételéről.
Elszámoláskor visszafizeti a beszerzésből maradt összeget a munkavállaló, erről bizonylatot kell, hogy kapjon. A beszerzés értékéről készpénzes bizonylatot kell felmutatnia, amelynek értékében a munkavállalóval szembeni kötelezettsége keletkezik a vállalkozásnak. A könyvekben ezután összevezetik ezt a kötelezettséget a még fennálló, vissza nem fizetett, munkavállalóval szembeni követeléssel.
Valutás előleg
Az előleg kiadható valutában is. Ilyenkor az árfolyam megválasztása a leginkább hangsúlyos kérdés. Mindenképp keletkezik árfolyamkülönbözet, az egyes összegek különböző módon történő elszámolása miatt:
- a pénztár készlete egy bizonyos könyv szerinti árfolyamon van nyilvántartva
- a beszerzést és a munkavállalóval szembeni kötelezettség összegét a cég által választott árfolyamon kell nyilvántartani (beszerzés napja szerinti)
- a visszafizetett összeg a visszafizetés napjára vonatkozó, választott árfolyam szerinti.
A bankkártyás fizetéssel mindenképp egyszerűbb az elszámolás és a bizonylatolás is automatikus.
Szabályos így?
Szabályos lehet-e az a gyakorlat, amikor az elszámolásra kiadott teljes összeget „visszavételezik”, és onnan elszámolják a beszerzést készpénzcsökkenéssel szemben? Ilyenkor a bizonylatolás szerint a pénztárból közvetlenül költenék el az összeget és ez nem lehet a valóság, hisz a házipénztár nem volt a munkavállalónál, amikor a szükséges beszerzést intézte, tehát nem követendő ez a gyakori megoldás.
