A karácsonyi ünnepek közeledtével szegedi adótanácsadó irodánk az év végi partnertalálkozó egy lehetséges szervezési módját és annak adózását mutatja be.

Év végi rendezvény

Több helyen alakult már szokássá, hogy az év végével partnertalálkozót, vevő-szállító találkozót szerveznek, ahol lehetőség van bemutatni a cég elmúlt üzleti évét, jelenlegi helyzetét, a tervezett új technológiát, szolgáltatásokat, termékeket. Akár egész napos rendezvény is szervezhető, ahol a cég egyes dolgozói és akár külsős előadók is tarthatnak prezentációkat. A vendégeken kívül egyes saját dolgozók jelenléte is indokolt lehet. A szakmai programok után lehet kötetlenebb, szórakoztató programokat is nyújtani a jelenlévőknek, például egy zenés vacsorát. Akár rendezvényszervező cég igénybevétele is megfontolandó a profi szervezés érdekében.

Reprezentáció

Ilyenkor reprezentációnak minősül például az esti vacsora, az ott felszolgált italokkal, a felszolgálás egyéb költségeivel, a vacsora helyszínének bérleti díja, a dekoráció, a berendezés költsége. A kötetlen, esti programon jelen lévő hostessek, a moderátor, esetleges zenész, táncos költsége mind-mind reprezentációs költség, a rendezvényszervező cég ehhez kapcsolódó számlarész-összegével együtt. A reprezentáció a személyi jellegű egyéb költségek között számolandó el, ezeknél a költségeknél az áfa nem vonható le, az összeg 1,19 szeresére 16 %-os szja-t és 27 %-os ehot kell elszámolni.

Egyes meghatározott juttatás

Egyes meghatározott juttatásnak minősíthető a napközbeni szakmai előadás közben felszolgált ebéd, az italokkal együtt, a kávé, a szendvics.

Szakmai rendezvény költsége

Szakmai rendezvény költségeként számolható el a szakmai programok helyéül szolgáló épület, terem bérleti díja. Ugyanígy elszámolható a dekoráció, a berendezés költsége, az installációk, kiállítási táblák gyártási, kihelyezési költségei. A szakmai programon részt vevő hostessek díja, a technikai háttér biztosítása, a szakmai előadók díja, a tolmács, a moderátor költsége szintén ide tartozik. Ha a rendezvényre meghívót készíttetünk, az is szakmai rendezvény költsége lehet. A rendezvényszervező cégnek a szakmai előadásokhoz köthető számlái is így számolhatóak el. A szakmai rendezvény költségei az igénybe vett szolgáltatások között szerepelnek. Itt az áfa levonható, néhány kivétellel. A kivételeket az Áfa-trv. sorolja fel, ide tartozik például az étel-ital, motorbenzin, parkolás költségei.

Ha a rendezvényszervező egy fix összegű díjat is elszámol a teljes napra, akkor azt meg lehet bontani, akár a reprezentációs és a szakmai rendezvény költségeinek arányában. Ugyanígy például az egész napról készített filmfelvétel, fotózás és a sokszorosítás is így megosztható költség.

Egyszerűbb megoldás

Tapasztalatunk alapján nem minden cég tud az üzleti partnereknek drága ajándékot venni, vagy egész napos programot szervezni, helyette sokan csak egy koccintásra látják vendégül üzletfeleiket. Ha csak egy megbeszélés, tárgyalás keretében – amely megbeszélés a vállalkozás tevékenységével összefügg! – szolgál fel a vállalkozás ételt, italt, az is reprezentációnak minősül, és a személyi jellegű kifizetések között kell elszámolni a beszerzéskor, de legkésőbb azok elfogyasztásakor.