Hogyan kell helyesen feltüntetni a számlán a szállító adatait? Minden vállalkozás számára egyértelmű, hogy a szállító a teljesítésre kötelezett adóalany. Szintén köztudott, hogy a számlák kötelező eleme a szállító neve, címe, adószáma.  De vajon helyesen járnak-e el, ha a rövidített nevet használják, vagy ha a postafiók címét tüntetik fel a számlán? Összegyűjtöttük, hogyan kell a jogszabályoknak megfelelően kitölteni a szállítói adatokat.

Szállító neve

Szállító neveként csak olyan név tüntethető fel a számlán, amely szerepel az adóhatóság rendszerében. Rövidített név csak akkor használható, ha azt a NAV nyilvántartja, azaz bejelentették.  A jogi személyek döntő részének nem szükséges az adóhatóságnál bejelentkezni, ugyanis közvetve eljutnak oda a szükséges adatok az egyablakos rendszernek köszönhetően:

  • a cégbírósághoz bejelentett adatok az adóhatóságnál is nyilvántartásba kerülnek
  • az önkormányzat szerveitől szintén eljutnak az egyéni vállalkozások adatai a NAV-hoz, tehát külön bejelentés itt sem kell az egyéni vállalkozó nevéről.

Kivételt a bírósági nyilvántartásba bejegyzéssel létrejövő jogalanyok képeznek, nekik mindenképp szükséges közvetlen bejelentést tenni az adóhatósághoz.

Mi a teendő, ha megváltozik a szállító neve? Ilyenkor addig, amíg az új név nincs közzétéve mindenki számára megismerhető módon a hivatalos nyilvántartásokban, fel lehet a számlán tüntetni a régi nevet is.

Szállító címe

Szállító címeként szintén csak az adóhatóság nyilvántartásában szereplő székhely vagy telephely tüntethető fel. Sokan rosszul töltik ki a számlát, amikor csak postacímet írnak a számlára, ez ugyanis maximum többletinformációként szerepelhet, a kötelező székhely- vagy telephelycím mellett.

A bejelentett székhely- és telephelycím közül bármelyik felírható a számlára, akkor is, ha azok különböző városban vannak, függetlenül attól, hogy épp hol történik a teljesített ügylet.

A cím változása után ugyanúgy kell eljárni, mint fent említettük, a név változásakor.

Az adószám

Az adószám lehet belföldi és közösségi. A belföldi adószám elemei:

  • 8 jegyből álló törzsszám, amely önmagában azonosítja az adózót
  • adózási kód, amely 1-5 közötti szám lehet, és egy-egy adózási jogállást jelentenek, pl. a 2-es jelenti a normál ÁFA-alanyt, a 3-as az EVA-alanyt
  • megyekód, amely az adózó székhelye szerint kerül feltüntetésre.

Az adószám második két része tehát változhat a vállalkozás működése során. Ha a törzsszám változatlansága mellett ezek változnak, akkor abban az esetben is hiteles marad a számla, ha arra a régi adószámot írják fel, mert a törzsszám egyértelműen azonosítja a szállítót.

A közösségi adószámot kérnie kell az adózónak. Ha a Közösség más tagállamában nyilvántartott adóalannyal szeretne kereskedni a vállalkozás, akkor kötelező kiváltani a közösségi adószámot. A közösségi adószám része:

  • Magyarország országkódja (HU)
  • a belföldi törzsszám.

Ha a közösségi adószámot írja fel a számlára a vállalkozás, miközben nem közösségi vonatkozású ügyletet számláz, nem követ el hibát, annak ellenére, hogy ilyenkor elsősorban a normál, belföldi adószámot kellene használni.