A munkaidő nyilvántartás vezetése kötelező. Azon túl, hogy a munkaügy megfelelő működéséhez nélkülözhetetlen, a hiánya munkaügyi bírsághoz is vezethet. A papír alapú kimutatások, jelenléti ívek ma már egyre kevesebb helyen találhatóak meg, a helyüket különböző szoftverek, webes felületek veszik át. Az elektronikus nyilvántartás azonban veszélyeket is rejt, a cikkben szeretnénk erre is felhívni a figyelmet.

Elektronikus vagy papír alapú

A papír alapon vezetett munkaidő nyilvántartás nagyobb létszámú munkaerő állománynál kevésbé praktikus megoldás, nehéz annak begyűjtése bérszámfejtés előtt, nem egyszerű kontrollálni, hogy mindenki naprakészen vezeti-e. Több adminisztrációt is igényel a napi munkaidő, a szabadság és egyéb távollétek rögzítése.

Elektronikus munkaidő nyilvántartás előnyei

Elektronikus megoldással pontos statisztikával tudja a munkáltató követni az alkalmazottak érkezési idejét, távozási időpontját valamint a napközbeni eltávozások időtartamát is. Vitán felül megállapíthatóak a túlórák, könnyen megoldhatóak a csúsztatások. A munkaidő nyilvántartást lehetővé tevő programok segíthetnek a távollétek tervezésében is. A szabadságok, kiküldetések jól nyomon követhetőek, valamint az egyéb távollétek is, pl. betegszabadság, táppénz is pontosan riportolhatóak.

Mire kell különösen figyelni?

A dolgozó számára biztosítani kell a lehetőséget, hogy folyamatosan ellenőrizhesse, figyelemmel kísérhesse, hogyan alakulnak az időadatai. Időnként érdemes hitelesítési, validálási lehetőséget is biztosítani a dolgozóknak. A legjobb, ha arra is van lehetősége, hogy belejavítson az automatikusan rögzített adatokba. Mindig maradjon nyoma, hogy ki és mikor javított. Számfejtett időszakon már ne lehessen javítást végezni.

A javításoknak egyébként is követhetőeknek kell lenniük ahhoz, hogy egy munkaügyi ellenőrzés ne kifogásolja meg a munkaidő nyilvántartásunkat. Ha ez nincs biztosítva, az olyan, mintha ceruzával kitöltött papírfecnin vezetné mindenki magának a munkaidejét.

Nem elegendő csak a belépés és kilépés közti időt számolnia a programnak, fontos, hogy a belépés és kilépés időpontjait is rögzítse.

Munkahelyre érkezés vagy munkakezdés

Egy munkaügyi ellenőrzés során a munkaidő nyilvántartást gyakran kérik a felügyelők. Ha azonnal nem frissülnek az adatok, csak 24 óra múlva, akkor nem tudják ellenőrizni a munkaidő kezdést, csak a munkahelyre érkezést.

Ha a bejáratnál helyezik el a blokkoló automatát, akkor az csak az érkezés és távozás idejét rögzíti, és ez nem mindig egyezik meg a munkaidő nyilvántartással. Ha a blokkolás a munkaidő nyilvántartás alapja, és ebből számolják a béreket, akkor ezt kell tekinteni a szerződés szerinti ledolgozott munkaidőnek. Ha ettől eltér a munkáltató, például a blokkolási időpontok közti időtartamnál 10 perccel többet vár el dolgozóitól a napi munkaidőt tekintve, akkor a napi 10 percekből rendkívüli munkaidő keletkezik. Erre a megfelelő díjazást számon kérheti egy munkaügyi ellenőrzés.

Ha beléptetés után védőruhát kell felvennie a dolgozónak, vagy egy műszak előtti eligazításon kell részt vennie, esetleg futtatnia kell egy tesztüzemet, akkor ezek az időtartamok a munkaidő részének tekintendők. Viszont ha a dolgozó belép a munkavégzés területére reggel 7-kor és ott blokkol, de 8-ig a büfében tartózkodik, vagy dohányzik, akkor az az idő természetesen nem tartozhat a munkaidőhöz.