Meddig kell megőriznem bizonylataimat? Kinek a feladata a dokumentáció pontos vezetése? Minden szükséges bizonylatom irattározásra került?
Könnyen előkereshetőek a dokumentumaim? Bizonyára Önben is felmerülnek a fenti kérdések, függetlenül attól, hogy adóellenőrzést vár-e vállalkozásában, vagy csak a vállalkozáson belül felmerült igény miatt keresne vissza fontos iratokat.
Az Ön bizonylatai rendben vannak?
2012-re a NAV a megelőző évinél 1000 milliárddal több adóbevétel beszedését tűzte ki célul. Ezt elsősorban az adózói bázis kiszélesítésével érnék el, amelyhez új eszközök alkalmazására is szükség van. Az új vagy régi adózók egyre szigorúbb ellenőrzési feltételekkel, és növekvő bírságokkal találhatják szembe magukat egy-egy ellenőrzés alkalmával. Tapasztalataink alapján a NAV egyre nagyobb hangsúlyt fektet az iratok megfelelő, rendezett tárolására, és átadására, legyen szó akár több évvel ezelőtt keletkezett bizonylatról. Az iratmegőrzési kötelezettség elsősorban az adózót terheli. A gyors, pontos visszakereshetőség legalább olyan fontos, mint maga a megőrzés, ez évtől ugyanis akár már 1 millió forint mulasztási bírságot is fizethet az az adózó, aki nem tud iratot, bizonylatot bemutatni az ellenőrzéskor és a hiánypótláskor sem.
Adótanácsadó irodánk fontos figyelmeztetése: kiemelten figyeljenek a nyomdai úton előállított bizonylatokra, amelyek hiánya akár 500 ezer forint bírságot is magával hozhat nyugtánként, számlánként.
Az iratőrzés helyének megválasztása is fontos, ellenőrzéskor az erre bejelentett helyre kell azokat szállítani, erre maximum3 munkanap áll rendelkezésre. Nem érdemes ilyenkor magas költséggel, nagy távolságról utaztatni a papírokat, valamint a szállítás közbeni biztonságra is érdemes odafigyelni. Ha mégis elvész, megsemmisül egy bizonylat, akkor a hozzá kapcsolódó áfa-levonási jog, költségelszámolási érvényesítési jog is elvész.
Mi mindezek miatt is ajánljuk a digitális dokumentumkezelést, amellyel szinte kizárható az iratok elvesztése, megsemmisülése, és ha internetes tárhelyet vesz igénybe, bárhonnan hozzájuk férhet. Bizonyos szabályok betartása esetén ellenőrzéskor az adóhatóság teljesen egyenértékűnek tekinti a digitalizált bizonylatokat a papír alapúakéval. Fontos érv a bírságolás kockázatának csökkentése mellett, hogy időt és erőforrást is megtakaríthat a korszerű online irattározással.
