Januártól változott az elektronikus számlázás szabályozása. Mit tekinthetünk elektronikus számlának? Mikor tekinthető a számla kézbesítettnek? Milyen kritériumoknak kell megfelelnie egy elektronikus számlának? A 2013-ban életbe lépő adózási szabályok változásáról szóló összefoglalóban már érintőlegesen olvashattak az elektronikus számlázás bizonyos szabályainak változásáról, most részletesen is bemutatjuk, hogyan is történhet elektronikus számlázás ez év januárjától.

Elektronikus számla

Elektronikus számlának nevezhetjük januártól azokat a számlákat, amelyeket elektronikus úton bocsátottak ki és fogadtak be és amelyek tartalmazzák a számlákra vonatkozó kötelezően előírt tartalmi elemeket. Ezzel lényegesen egyszerűsödött a megfeleltetés, mivel a korábbi szabályozás szerint még az számított ilyen számlának, amelyet elektronikus formában küldtek vagy bocsátottak rendelkezésre és amelyek hitelessége és sértetlensége biztosítva volt  fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy az EDI rendszerrel (egy EK bizottsági ajánlásban meghatározott elektronikus adatcsere) volt biztosított az adatcsere.

A feleknek meg kell egyezniük abban, hogy a számlázás köztük elektronikus úton történik.

Kibocsátás időpontja

A számla kibocsátásának időpontját az az időpont jelenti, amikor a befogadó rendelkezésére áll a számla, azaz

  • e-mail címre kapott számla esetében a számla küldésével rendelkezésre áll a befogadónál
  • kijelölt tárhelyre mentett számla esetében az ott történő elhelyezéssel valósul meg, és természetesen a befogadónak ismernie kell a hozzáféréshez szükséges információkat is.

Formátum

A számla formátuma ugyan némelyest felszabadult januártól a szigorúbb szabályozás alól, ám továbbra is meg kell felelnie néhány alapelvnek. A kibocsátástól a kötelező megőrzési idő végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét és tartalmának sértetlenségét, valamint olvashatóságát:

  • az eredet hitelessége azt jelenti, hogy tudnia kell igazolnia mindkét félnek, hogy a termék értékesítője vagy szolgáltatás nyújtója valóban a számla kibocsátója.
  • a számlában megjelenő tartalom nem lehet megváltoztatható, de ez nem jelenti azt, hogy a formátuma indokolt esetben nem alakítható át. Ha a fokozott biztonságú aláírást alkalmazzák, akkor az egyik formátumból a másikba történő átalakítást az ellenőrzési nyomvonalon rögzíteni kell.
  • az olvashatóság elvének érvényesülésével a számla olyan írásmóddal készül, amely lehetővég teszi a számla minden adóval kapcsolatos tartalmának olvashatóságát papíron vagy képernyőn, minden különösebb vizsgálat vagy magyarázat nélkül is.

Az elektronikus számla a számviteli politikában

Meg kell határozni azokat a standardokat, azt az üzleti ellenőrzési eljárást, amellyel ésszerűen lehet biztosítani a fenti elvek teljesülését, erre leginkább a számviteli politika alkalmas.  A számla és az ügylet között tehát fontos egy ellenőrzési nyomvonal kialakítása, amely rögzítésre kerül a számviteli politikában. Természetesen ez sokféle lehet, hiszen azt az adott adózóra kell szabni, az adózó méretének, típusának, tevékenységének alapján. Fontos az is, hogy a számla megfeleljen az egyéb dokumentumoknak, a megrendelésnek, a fizetésről szóló értesítésnek, a fuvarlevélnek stb.

Elektronikus számláknál legelterjedtebb az xml formátum, amely tartalmi és formai felépítését is tartalmazza a számlának. Informatikai ismeretek nélkül ez a formátum azonban nem értelmezhető, ezért szükséges a „számla „bemutatása” folyamat, amely tulajdonképpen a konvertálás.

A fenti változásokkal kezd elmosódni a határ az elektronikus és a papíralapú számlák között, így a hagyományos számlákat is ugyanúgy tárolhatjuk már elektronikus eszközökön, mint azokat, amelyeket eredetileg is elektronikus számlának bocsátottak ki, azaz elektronikus jelek formájában küldtek meg.

A számlázást érintő egyéb változásokról itt is olvashat: https://www.eutax.hu/valtozasok-2013/altalanos-forgalmi-ado