A számla kibocsátható elektronikus formában is. Az Áfa tv. 13. § (1) bekezdés 16. és 17. pontja alapján lehetőség van a vevővel történő előzetes megállapodás szerint külön jogszabály által meghatározott rendelkezések szerint -elektronikus úton is kibocsátani számlát, egyszerűsített számlát.

Ez esetben viszont biztosítani kell a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlenségét és eredetiségének hitelességét. Ezt alapesetben legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel lehet megtenni.

Azonban hiába lehet a Ptk. szabályai szerint eredeti bizonylatnak elfogadni az elektronikus formában és aláírással ellátott számlát, a számlakibocsátásra kötelezett köteles gondoskodni arról is, hogy havi rendszerességgel az adott hónapban kibocsátott számlákról papíron kiegészítő összesítő jelentés készüljön, és azt a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője megkapja!

Tekintettel arra, hogy az elektronikus számla kibocsátására kizárólag akkor van mód, ha abba a vevő is beleegyezett, ezért az elektronikus számla mellett a vállalkozás hagyományos módon is kibocsáthat számlát.

Az Áfa tv. 43. § (7) bekezdése értelmében az elektronikus úton kibocsátott számla, egyszerűsített számla eredeti hitelességét, a tartalom sérthetetlenségét, az olvashatóságát fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel, vagy elektronikus adatcsere rendszerben (EDI) történő továbbítással kell biztosítani.

Az EDI rendszerben történő számlázásokról az adóalanynak papíralapú kiegészítő összesítő dokumentummal kell rendelkezniük, amelyet havonta kell elkészíteni. A kiegészítő összesítő dokumentumra a számviteli bizonylattal kapcsolatos előírásokat kell alkalmazni.

Az elektronikus számla adóigazgatási azonosításra akkor alkalmas, ha:

  • tartalmazza az Áfa tv. 13. § (1) bekezdés 16-17. pontjaiban előírt adatokat, és
  • a vevővel, megrendelővel történt előzetes szerződés alapján, az elektronikus számlával kapcsolatban előírt feltételeknek megfelelően állították ki, és
  • a számla megfelel az Áfa tv. 43. § (7) bekezdésében előírtaknak.

Elektronikus számla adóigazgatási azonosításra akkor felel meg, ha:

  • eredetének hitelességét,
  • tartalmának teljességét, megváltoztathatatlanságát, sértetlenségét,
  • értelmezhetőségét (olvashatóságát),
  • a jogosultak általi hozzáférhetőségét, valamint
  • a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés elleni védelmet a

kibocsátáskor és azt követően is a megőrzés alatt a PM rendelet szerint biztosítják.

Az elektronikus számla kibocsátásával szemben a PM rendelet az alábbi követelményeket támasztja: elektronikus számla legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus adat formájában, vagy elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus adat formájában bocsátható ki.

A számlában, egyszerűsített számlában az Általános forgalmi adóról szóló törvény szerint az adott termékértékesítésre vagy szolgáltatásnyújtásra meghatározott adómértéknek megfelelő általános forgalmi adót kell áthárítani. Az általános forgalmi adóról szóló törvény szerint az adólevonásra nem jogosító termékértékesítésről és szolgáltatásnyújtásról kibocsátott bizonylaton az adóalany a „Mentes az adó alól” kifejezést tünteti fel.

Elektronikus számlázásra vonatkozó szabályok

Az előírásoknak megfelelően kiállított számlákat papíron vagy a vevő beleegyezésével elektronikus úton is el lehet küldeni. Az elektronikus úton elküldött számlákat a tagállamoknak el kell fogadniuk, feltéve, hogy az eredet hitelessége és a tartalom sértetlensége a következők valamelyikével biztosított:

  • fokozott biztonságú elektronikus aláírás, mely egy minősített hitelesítésen alapuljon, és egy biztonságos aláírás létrehozó eszközzel készüljön;
  • vagy az elektronikus adatcserét lehetővé tevő rendszer (EDI) által készüljön, amennyiben a cserére vonatkozó egyezmény előírja az eredet hitelességét és az adatok sértetlenségét biztosító eljárások alkalmazását; a tagállamok azonban az általuk előírt feltételekkel megkövetelhetik, hogy ezenkívül még egy papíron kiállított kiegészítő összefoglaló dokumentum is szükséges legyen.

Az Európai Bizottság legkésőbb 2008. december 31-éig jelentést és javaslatot készít, amely az e területen várható technológiai fejlesztések figyelembe véve – módosíthatja az elektronikus számlázás feltételeit.
Különleges feltételeket állapíthatnak meg a tagállamok a területükön végzett termékértékesítésről vagy szolgáltatásnyújtásról elektronikus úton kiállított számlákra vonatkozóan, amennyiben a termékek vagy a szolgáltatások olyan országból származnak, ahol nincs olyan kölcsönös segítségnyújtásra vonatkozójogi eszköz érvényben, mint amelyet a 76/308/EGK és 77/799/EGK irányelvben vagy a 218/92.