Az adóhatóság leltárellenőrzéssel nemcsak az árukészlet számbavételét a vállalkozás leltár és készletnyilvántartással történő összevetését végzi, hanem a forgalmazott áru, felhasznált anyag, félkész termék beszerzését, az azokhoz kapcsolódó bizonylati fegyelmet, a bizonylatok hitelességét is vizsgálja.

Amennyiben az adózó a bizonylatot akár a helyszínen azonnal, akár pótlólag bemutatja, kapcsolódó vizsgálat keretében bizonyos esetekben az adóhatóság a bizonylatot kiállító adózónál ellenőrzi annak hitelt érdemlőségét (pl.: a bizonylat valós gazdasági eseményt tükröz-e). Igazolatlan eredetű jövedéki terméknek minősülő áru forgalmazásának megállapítása esetén a jövedéki adóról és a jövedéki termékek forgalmazásának különös szabályairól szóló 2003. évi CXXVŐŐ. törvény megfelelő rendelkezéseit alkalmazza az állami adóhatóság. A leltárak felvételét követően (a kiértékelés során) gyakori probléma, hogy az adózónak nincsenek, vagy nagyon pontatlanok az év végi (fordulónapi) leltárai, az ellenőrzéskor talált készlet több éves és bizonylatai már nincsenek meg.

Amennyiben az adózó az ellenőrzés időpontjában hiteles bizonylattal (vagy annak kiállításának alapjául szolgáló okirattal) nem rendelkezik a birtokában lévő áruról (anyagról), azt igazolatlan eredetű árunak kell tekinteni[Art. 178. § 13. pont] Ha az áru (anyag) beszerzése nem számlával történt, hanem „csak” nyugtával, szintén probléma lehet az eredet igazolásával, mivel azon nem szerepelnek a beszerzett termék illetve a vevő egyértelmű beazonosításához szükséges adatok. Előfordul, hogy a vállalkozás készletében olyan egyébként otthoni felhasználásra szánt (ezért nem megőrzött vagy nem hiteles bizonylattal rendelkező) termék van, amely miatt igazolatlan eredetű áru forgalmazását állapítják meg az ellenőrök. A bizonylatokkal, nyilvántartásokkal kapcsolatos jogszabályi előírások (Art., Áfa tv., Sztv.) maradéktalan betartásával (bizonylatmegőrzés, leltárkészítés stb.) lehet elkerülni a termékek igazolatlan eredetűként történő megállapítását.

A bizonylatoknak az iratőrzési helyen kell lenniük, az adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell őrizni [Art. 47. §]. Amennyiben az iratőrzési hely nem azonos a leltározással érintett helyszínnel, akkor az adóhatóság felhívására (általában 3 napon belül) azokat be kell mutatni. Az adóhatóság számára azonban az Art. azt is lehetővé teszi, hogy ha az iratokat (bizonylatokat, nyilvántartásokat) adózó a telephelyén vagy székhelyén kívül tárolja vagy őrzi, akkor azt helyszíni ellenőrzés keretében vizsgálja. Ha leltárellenőrzés során az adózó bizonyos árufajták származását azért nem tudja a helyszínen igazolni, mert a bizonylatok éppen a könyvelőnél vannak, az adóhatóság jogosult a könyvelőnél az ellenőrzés keretében a könyvelő irodájában az ellenőrzést folytatni. Az áru eredetét hitelt érdemlő bizonylatként az Áfa törvényben meghatározott tartalmi kellékekkel rendelkező eredeti bizonylatok fogadhatók el. Bizonylat kiállításának alapjául szolgáló okirat például az adásvételi vagy a bizományosi szerződés. A szállítólevél (a jövedéki termékek kivételével) nem fogadható el az áru eredetét hitelt érdemlően igazoló bizonylatként. Mindezeken túlmenően még figyelemmel kell lenni azon jogszabályi előírásra is, hogy a „bizonylatot úgy kell kiállítani, hogy az adó alapjának, összegének… ellenőrzésére alkalmas legyen.” [Art. 44. § (1) bek.]

Amennyiben az Áfa tv. előírásainak megfelelő bizonylaton a beszerzett áruféleségek nincsenek egyedileg jól beazonosítható módon feltüntetve (pl. 100 db DVD), akkor
önmagában a számla, egyszerűsített számla nem tudja betölteni az áru eredetét hitelt érdemlő bizonylat funkcióját. Ebben az esetben akár a bizonylat mellékleteként külön célszerű feltüntetni az árukat (fajtánként, féleségenként stb.) beazonosításra alkalmas módon megjelölve. Amennyiben saját készletnyilvántartást vezet az adózó, akkor célszerű a termék(ek) mellé hivatkozásul a beszerzési bizonylat számát is feltüntetni.

A kereskedelemről szóló 2005. évi CLXŐV. tv. 5. § (1) bekezdése szerint a kereskedőnek az árusítás helyén rendelkeznie kell a saját előállítású áruja kivételével az árusított termékek eredetét hitelt érdemlően igazoló bizonylattal (számla, termékkísérő okmány stb.). Amennyiben a kereskedő ezen bizonylatokat nem az üzletben őrzi mert pl. a bejelentett iratőrzési helye máshol van, akkor a bizonylatok másolatát köteles az üzletben tartani. Amennyiben ezen előírásnak nem tesz eleget, s az ellenőrzés időpontjában nem rendelkezik az üzletben az áru eredetét igazoló bizonylattal vagy annak másolatával, akkor 2008. január 1-jétől az Art. 172. § (1) bekezdés g) pontjában szereplő újabb rendelkezés alapján a magánszemélynek minősülő adózó 200 000, más adózó 500 000 forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható.

Amennyiben az ellenőrzés során bebizonyosodik, hogy az adózó nem rendelkezik az áru eredetét hitelt érdemlő bizonylattal, akkor igazolatlan eredetű áru forgalmazása miatt a mulasztási bírság kiszabása mellett az adóhatóság a helyiséget 12 nyitvatartási napra lezárhatja, vagy az adóköteles tevékenység gyakorlását felfüggesztheti. Ismétlődés esetén 30, majd minden további esetben 60 napra lehet a helyiséget lezárni (a tevékenységet felfüggesztheti). A tevékenység felfüggesztését az adóhatóság gyakorlatilag olyan vállalkozások esetében alkalmazza, amelyek nem rendelkeznek állandó telephellyel (piaci, vásározó, házaló kereskedő).

Igazolatlan eredetű áru – Példák

1. példa igazolatlan eredetű árura

Egy vendéglátóhelyen az áruleltározás az édességekre irányult. A jelen lévő vállalkozó közölte, hogy a felleltározott áruféleségek jelentős részét aznap vásárolta, de a beszerzési bizonylatokat otthon tartja. Felszólításra 3 napon belül bemutatta a számlákat, melyek közül elsősorban a leltár felvételének napján kiállított bizonylatok keltették fel az adóellenőrök figyelmét.

A kézzel írt készpénzfizetési számla másodpéldányához tőzött pénztárgépes nyugtán a vásárlás pontos ideje megelőzte a leltárellenőrzés kezdetét. A pénztárgép ellenőrző szalagján szereplő idő 8 óra 15 perc volt, de a megelőző nyugtákon 13 óra szerepelt és a vizsgált nyugta után rendben folytatódott a „valós” délutáni időszámítás. A számlakibocsátó ezek után elmondta, hogy az adózó délután ment hozzá vásárolni azzal a kéréssel, hogy engedje meg a pénztárgép órájának átállítását, mivel nála délelőtt APEH ellenőrzés történt, és neki az ellenőrzés előtti időpontra szóló nyugtával alátámasztott számlára van szüksége.

2. példa igazolatlan eredetű árura

Egy ruházati kiskereskedelemmel foglalkozó Kft-nél a képviselő a leltárív egyes tételeinek eredetét nem tudta hitelt érdemlően igazolni. Az adózó a bizományba vett árukról vételi jeggyel, átvételi elismervénnyel rendelkezett, de bizományosi nyilvántartást nem vezetett. Elmondása szerint az árukat egy piacon szerezte be, és arról számlákat is kapott, a kifogásolt tételek a beszerzési számlán szerepelnek, csak éppen nem pontos megnevezés alatt. A bizonylaton 50 db pulóver szerepelt, ezt, mintegy gyűjtőfogalomként, az adózó el kívánta fogadtatni női blúzra, sapkára, kardigánra.