A napidíj (élelmezési költségtérítés) a belföldi kiküldetés során felmerült többletköltségek fedezetére szolgáló költségtérítés. Kiküldetés alatt a munkáltató által elrendelt, a munkaszerződésben rögzített munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzést értjük. A napidíj minimummértékét rendelet szabályozza.

(23/1989. (III.12) MT. rendelet, és köztisztviselőkre az 1992. évi XXIII. törvény, a fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak esetében az 1996. évi XLIII. törvény). Ha a munkáltató élelmezési költségátalányt fizet dolgozójának, akkor napi 500 forintot lehet igazolás nélkül levonni a költségtérítésből. A napi 500 forint élelmezési költségtérítés egy minimumösszeg, a munkáltató ennél többet is adhat. Ha a dolgozó rendszeresen kiküldetésben van, akkor napi átalány helyett havi étkezési átalány is megállapítható, melyet az egy napra megállapított napidíj és a havi átlagban, kiküldetésben töltött naptári napok figyelembevételével lehet megállapítani.

Amennyiben a magánszemélynek a munkáltató nem a kormányrendeletben meghatározott mértékben téríti a kiküldetés időtartamira az élelmezési többletköltségeit, akkor a személyi jövedelemadó törvény szerint a következőképpen alakul az adókötelezettség:

  • Ha a jogszabályi mértéknél nagyobb összeget fizet ki a munkáltató, akkor a jogszabályi mértéket meghaladó rész a magánszemély összevonandó (bér)jövedelmének számít.
  • Ha a munkáltató a nevére kiállított számla alapján téríti meg a magánszemély élelmezési többletköltségeit, akkor a kormányrendelet szerinti mértéket meghaladó számlaérték, mint természetbeni juttatás lesz adóköteles.

A természetbeni juttatás értéke után a munkáltató 54 százalék személyi jövedelemadót, a juttatás adóval növelt értéke után 29 százalék tb járulékot, és 3 százalék munkaadói járulékot köteles megfizetni. A számla Áfa tartalma az Áfa-törvény értelmében nem helyezhető levonásba. Az összes költség a társasági adó szempontjából vállalkozási célú költségnek minősül, így adóalap korrekcióra tehát nincs szükség.

A vállalkozásoknak célszerű kiküldetési szabályzatot készíteniük, amely biztosítja a belföldi és külföldi kiküldetéssel kapcsolatos feladatok szabályos végrehajtását. A kiküldetési szabályzat tartalmazhat előírásokat

  • a kiküldetés elrendeléséhez.
  • a napidíjak megállapításához.
  • a napidíjak elszámolásához.
  • az egyéb költségek elszámolásához.

Név vagy pozíció meghatározásával érdemes szabályozni, hogy ki rendelhet el kiküldetést. Általában az elrendelő határozza meg az utazás célját, időtartamát, költségét. Kezdeményező fél lehet a kiküldetésre rendelt dolgozó is.

A kiküldetések finanszírozásához általában előleget nyújtanak a cégek. Az előleget egy kiküldetési utasítás és egy költségelszámolási nyomtatvány bemutatásához érdemes kötni. Az előleg adható készpénzben vagy a dolgozó bankszámlájára is utalható. Az előleggel el kell számolnia a dolgozónak.