Napjainkban egyre inkább az a jellemző, hogy hivatali üzleti utazás esetén a magánszemély nem tömegközlekedési eszközt vesz igénybe, hanem a saját gépjárművét használja. A tulajdonjog igazolására a kötelező gépjármű felelősségbiztosítási díj kifizetését igazoló szelvény szolgál.

Munkaviszonyban álló magánszemély esetén – mint erről már szó volt – az utazási költségek megtérítése történhet kiküldetési rendelvény alapján vagy a nélkül. Ha a munkáltató a bevételnek nem minősülő összegnél többet fizet ki rendelvény alapján, akkor a magánszemélynek kétféle lehetősége van. Az egyik, hogy a bizonylat nélkül elszámolható összeget meghaladó részt jövedelemként kezeli. A másik lehetőség, hogy az általános szabályok szerint számolja el a kiadásait. Ha az első lehetőséget választja,akkor az egyéb feltételek megléte esetén – kérheti az adóév végén a munkáltatói elszámolást. Ha az általános szabályok mellett dönt, akkor az év végén adóbevallást kell benyújtania.

A saját gépjármű hivatali célú használata

Azokban az esetekben, amikor rendelvényt nem kap, és a saját gépjárművet rendszeresen használja hivatali célra is a magánszemély, a használat során felmerült utazási költségeket útnyilvántartás alapján lehet elszámolni. Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:

  • a gépjármű típusát,
  • forgalmi rendszámát,
  • fogyasztási normáját,
  • az utazás időpontját,
  • az utazás célját (honnan-hova történt az utazás),
  • a felkeresett üzleti partner megnevezését,
  • a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát.

Az útnyilvántartásban fel kell jegyezni az év első és utolsó napján a kilométeróra állását is. Erre azért van szükség, hogy a magán- és hivatali célú utazás aránya megállapítható legyen, mivel a fenntartási költségek csak a hivatali üzleti) célú utak arányában érvényesíthetők a bizonylatok alapján. Minden egyes járműről külön kell a nyilvántartást felfektetni.

A gépjármű használattal kapcsolatos költségek három részből állnak. Ezek az üzemeltetéssel, a fenntartással, valamint a beszerzéssel kapcsolatos költségek.

Az üzemeltetéssel kapcsolatos kiadások az üzemanyagra és a kenőanyagra vonatkoznak. Az üzemanyag árát vagy az APEH által közzétett ár vagy pedig számla alapján lehet figyelembe venni. A közzétételre negyedévenként a negyedévet megelőző hónap 25-éig kerül sor a Magyar Közlönyben. Ezen túlmenően a negyedévben alkalmazható ár az Adó és Ellenőrzési Értesítőben és az Adó című újságban is megtalálható.

A magánszemélyt az üzemanyag árának meghatározására választási lehetőség illeti meg. Ez a választása egy negyedévre szól, vagyis a negyedéven belül a negyedév elején választott módszertől (számla szerinti ár vagy az APEH által közzétett ár) nem térhet el. A következő negyedévre ismét választási lehetősége van.

Bármelyik ármegállapítást is alkalmazza a magánszemély, a módosított 60/1992. (IV. 1.) Kormányrendeletben meghatározott fogyasztási normát meghaladó üzemanyag felhasználást nem érvényesíthet.
Az említett kormányrendelet a norma megállapítására kétféle változatot tartalmaz.

Saját személygépkocsi hivatali célú használata

 Saját gépjármű hivatali célú használatiért fizetett költségtérítés nem hoz létre társadalombiztosítási kötelezettséget.

Saját gépjármű használata

A személyi jövedelemadó rendszerében a gépjárművekkel kapcsolatos költségek elszámolására általában kétféle okból kerül sor. Egyrészt azért, mert a magánszemély a saját tulajdonában lévő gépjármű többnyire személygépkocsi hivatalos célú használatáért költségtérítést kap, és a kapott összeggel szemben számolja el a hivatalos utak költségeit, másrészt valamely önálló tevékenységéhez használja a járművét, és e bevételével szemben számolja el az üzleti utak költségeit.

Kiküldetési rendelvény

A kiküldetési rendelvény a munkáltató által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamit, útvonalit, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, az élelmezési költségtérítést, valamint ezen költségtérítések kiszámításához szükséges adatokat. A rendelvény eredeti példányit a munkáltató, másolatát a magánszemély őrzi [Szja. 25. § (5) bekezdés]. A költségtérítés nem bevétel, feltéve, hogy a költségtérítés nem haladja meg a rendelvényben szereplő kilométer távolságra a 60/1992. (IV. 1.) kormányrendeletben meghatározott fogyasztási norma és legfeljebb az APEH által közzétett üzemanyagár számított összegét, valamint a 3 Ft/km normaköltséget [Szja. 25. § (2) bekezdés bb), 3. számú melléklet II. 6.]. Ha a fizetett költségtérítés meghaladja a fenti mértéket, akkor a saját személygépkocsi hivatali célú használatára vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Adómentes esetben nem hoz létre társadalombiztosítási kötelezettséget.

Külszolgálat, külföldi kiküldetés

Külszolgálat a munkáltató által elrendelt, külföldön történő munkavégzés (Szja. 3. § 13.). Külföldi kiküldetés a kifizető tevékenységébe tartozó feladat ellátására külföldön történő munkavégzés. (Szja. 3. § 12. pont). Ugyanezeket a szabályokat kell alkalmaznia az önálló tevékenységet folytató magánszemélynek is. A külszolgálat, illetve külföldi kiküldetés költségeinek megtérítésére fizetett költségtérítés nem önálló tevékenységből származó (bér) bevételnek számít. A külföldi kiküldetés címén kapott összeg az egyéb jövedelem bevétele. A foglalkoztatónak a biztosítási kötelezettséggel járó jogviszony alapján juttatott személyi jövedelemadó alap után 24 százalékos nyugdíjbiztosítási és 5 százalékos egészségbiztosítási járulékot kell fizetnie. A biztosított 9,5 százalékos nyugdíjbiztosítási (magán-nyugdíjpénztár tag esetében 1,5 és 8 százalék tagdíj), valamint 4 százalékos egészségbiztosítási egyéni járulék fizetésére kötelezett. A nyugdíjjárulékot az éves felső határ 2008-ban napi 19 500 forint, évi 7 137 000 forint figyelembe vételével kell levonni. Abban az esetben, ha a személyi jövedelemadó alap nem esik biztosítási kötelezettség alá, a kifizetőt társadalombiztosítási járulék helyett 11 százalékos mértékű egészségügyi hozzájárulás terheli.