Az ellenőrzések során kérhető nyilvántartások között újfajta elem a digitális adatállományok elérése. Az adóhatóság jogosultsága azonban nem minden esetben jelent számukra felhasználható információt, ráadásul a könyvelőiroda eszközeire kiterjedően a digitális információk bekérése egyelőre nem tisztázott jogi folyamat. Ha az adózó (vagy a könyvelőiroda) szűk körben elterjedt, vagy saját fejlesztésű, speciális hardverigényű szoftvert alkalmaz, azzal megakadályozhatja, hogy az adóhatóság részleteiben is elemezhesse a könyvelési adatokat.

Az iratok és az adózással összefüggő, elektronikus adathordozón tárolt adatokkal kapcsolatosan újfajta elem jelent meg az új Art. szövegében, a  szoftveres adatmegőrzés. Ez pedig az adózó kötelességéve teszi, hogy nemcsak az adatokat, de az értelmezésükhöz, megjelenítésükhöz szükséges számítástechnikai programokat – méghozzá az adóhatóság kérésére elektronikus úton is (!) – az adóhatóság rendelkezésére bocsássa.

A szoftveres adatmegőrzés

Az adózó érdekében állhat, hogy ennek az igénynek – értelmezhető korláton belül – ne tudjon megfelelni…

Ne alkalmazza ezt a trükköt az az adózó, ahol a kért nyilvántartások hiánya esetén a könyvelőszoftver egyediségéből, vagy használhatatlanságából adódó előny csupán látszólagos!

Ne alkalmazza ez a trükköt az az adózó, akinek költségvetési kapcsolatai miatt az adóhatósággal szemben adatainak és nyilvántartásainak ellenőrizhetősége létérdek!

A Számviteli törvényben ezt az eredetileg 2001. január 1-jétől hatályos szoftvermegőrzési szabályt visszamenőleg törölték lényegében arra az indokra hivatkozva, hogy „egyrészt technikailag nehezen megoldható, másrészt esetenként olyan terhet jelent a gazdálkodónak, mely nincs arányban azzal az előnnyel, amit a megőrzött számítógépes program jelentene”.

Ez a szakasz bagatellizálta volna a kérdést, amelynek betartása előre nem belátható terheket rótt volna egy gazdálkodó szervezetre. Ilyen lett volna már a törvény hatályba-lépése előtt bérelt szoftverek jogai megtartásának ára, ráadásul teljesen kivitelezhetetlen a megszűnést, végelszámolást, felszámolást (!) követő időszak megőrzési feladata (állandóan rendelkezésre álló és működképes hardver, tíz évre?). Nem is beszélve arról, hogy az egyéb szervezetek (alapítványok, társasházak) számára tevékenységük jellegéhez képest micsoda elképesztő terhet jelentett volna a jogkövető magatartás.

Az adózás rendjéről szóló új törvény indoklásában csupán az szerepel, hogy a rendelkezés nem ütközhet a szerzői jogvédelemről szóló előírásokba. Ennek törvénybe iktatásával ez valóban igazzá vált, azonban a szerzői jog védelméről szóló törvény csupán azt írja elő, hogy a számítástechnikai úton tárolt információkat hatósági, bírósági eljárások során a programcsomag egészével kell átadni a hatóság, bíróság részére.

Szoftveres adatmegőrzés esetén kérdéses, hogy milyen módon kell tárolni és üzemképes, futtatható állapotban tartani azokat a szoftvereket, amelyek az elévülési időben belül használva voltak, de azt nem az adózó, hanem a könyvelő birtokolja (birtokolta). Nem tudni, hogy a hardverigényt milyen módon kell teljesíteni, illetve az kinek az érdekkörében álló követelmény.